[Rizki ArdiParticipant Rockstar Show Details 4 RequirementsLog in to website 25 timesReply to a topic 7 timesCreate a new topic 5 timesWatch any video 2 times]

After The Deal

Perusahaan kami secara resmi melakukan kontrak dengan Jurnal.id di sekitar bulan Oktober 2023, waktu itu kami dapat bonus trial 1 bulan. Jadi efektif kontrak mulai bulan November 2023. Waktu 3 bulan tersebut, Oktober – Desember 2023 kami alokasikan untuk proses persiapan sebelum full implementasi Jurnal.id di Januari 2024.

Proses persiapannya antara lain :

1. Making new workflow and procedure
2. Training Jurnal.id for accounting team
3. Data preparation
4. Training Jurnal.id for all user (total 14 user)
5. Trial Jurnal.id with real transaction (1 month)
6. Other preparation before implementation (PC, internet connection, forms, custom report, backup plan, etc)

Sebagai info, perusahaan kami bergerak di bidang retail dengan omset sekitar 80 – 100 milyar per tahun dengan 5 cabang. Selama proses persiapan team accounting terdiri dari dua orang.

Tahapan-tahapan persiapan diatas tidaklah mudah, banyak tantangan yang harus kami hadapi. Tantangan yang tidak sepenuhnya bisa diserahkan ke trainer dari tim Mekari. Meskipun kehadiran team dari Jurnal.id amat membantu. Tapi jika harus dipersentasekan, kerja team internal accounting dibanding team dari Mekari mungkin 80% banding 20%.

Sebagai uraian dari tahapan diatas:

1. Kami harus membuat alur kerja dan prosedur untuk semua bagian yang terkait dengan accounting dan terdampak dengan implementasi Jurnal.id. Seperti sales, purchase, inventory, finance, tax, admin cabang. Tentunya kami harus bolak balik berdiskusi dengan masing-masing bidang agar SOP baru sesuai dengan riil pekerjaan di lapangan. Dan tentunya membuat COA, yang di kemudian hari ternyata ada saja revisinya. Tapi dari situ kami belajar dan mungkin bisa membantu perusahaan lain yang sedang dalam tahapan persiapan. Karena kesalahan saat membuat COA di awal, mengkoreksinya akan membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Karena masing-masing transaksi yang salah akun harus diedit satu per satu di Jurnal.id.

2. Training jurnal.id untuk team accounting perusahaan. Untuk tahapan ini bukan sesuatu yang berat. Karena kami diberikan akun trial untuk mencoba sendiri Jurnal.id sebelum proses training diberikan. Jadi ketika training offline, kami tinggal menanyakan hal-hal yang kami kurang mengerti. Karena kami mengambil paket enterprise+, jadi kami mendapat jatah 3x training. 2x training team accounting dan 1x training user.

3. Tahapan data preparation merupakan tahapan yang paling banyak memakan waktu. Bayangkan kami harus mengumpulkan data offline yang selama ini tersebar di 5 cabang. Mulai data supplier, customer, data saldo awal, dan yang paling pelik data produk (beserta data jumlah stoknya). Karna ada puluhan ribu data produk yang harus di cleaning, di sinkronisasi. Untuk sesaat kami lupa bahwa kami adalah bagian accounting, dan bukan bagian data analyst. Setelah itu proses ekspor data ke Jurnal.id yang dibantu oleh team dari Mekari. Meskipun data yang kami upload ke Jurnal.id tidak 100% akurat dan lengkap, karena memang data sebelumnya kurang lengkap, kurang akurat, dan tersebar. At least we give our best effort with the time given.

4. Waktunya training Jurnal.id untuk semua user. Trainer dari Mekari diundang langsung ke kantor untuk menjelaskan secara langsung menu, fitur, dan alur kerja di Mekari untuk semua bagian. Tentunya waktu 3 – 4 jam tidak cukup untuk menjelaskan semuanya. Jadi setelah training tersebut, kami team accounting, menjelaskan kembali ke user hal-hal yang belum mereka pahami. Proses ini juga memerlukan banyak kesabaran. Mengingat ada keterbatasan-keterbatasan dari Jurnal.id itu sendiri, atau ada kebiasaan-kebiasaan lama yang harus diubah dengan digunakannya Jurnal.id. Like the wise said: Breaking old habit and forming new ones always takes time, but it is worth in the end.

5. Di awal bulan Desember, kami merekomendasikan semua user (atau lebih tepatnya meminta manajemen memberikan perintah), untuk melakukan input transaksi riil ke Jurnal.id. Jadi di bulan Desember 2023 ada dua aplikasi yang berjalan. Aplikasi accounting yang lama masih dipakai sebagai yang utama. Aplikasi di Jurnal.id dipakai untuk mengetes keandalan dan mencari tau jika ada permasalahan yang timbul sebelum riil implementasi dimulai di awal Januari 2024. Jujur di bulan Desember ini yang membuat kami paling deg-degan. Syukurnya tidak banyak kendala ketika uji coba selama satu bulan ini.

6. Persiapan lainnya, seperti memastikan spesifikasi PC yang digunakan user sudah optimal, memastikan koneksi internet stabil, membuat backup system, membuat custom template. Khusus untuk custom template secara terus terang kami kecewa dengan yang satu ini. Mengapa :

• Mengapa kami harus membayar untuk mengubah misal satu baris kalimat. Mengapa user tidak diberi akses dan kebebasan untuk mengotak-atik templatenya sendiri?
• Proses pengajuan custom template memakan waktu yang lama. Bahkan sampai dengan bulan Januari atau Februari 2024 belum di proses. Alasannya karena menunggu antrian. Entah karena personil team custom template kurang atau bagaimana, saya tidak tahu.
• Komunikasi dengan team custom template hanya dibatasi lewat email. Come on… Kenapa ga dibuka channel komunikasi via WA yang lebih sat set? Kenapa kita ga bisa telpon langsung? Tahu sendiri kan email, kadang ga selalu kita buka, atau kalau pun kita buka, kita ga terbiasa untuk fast reply. Kalaupun kita fast reply, belum tentu lawan komunikasi bisa fast reply.
• Kalau di awal kita hanya mengajukan 1 custom template misalnya. Kemudian pada saat meeting awal kita ingin tambah, kita harus antri lagi. Great.. another queue, another months to wait
• And we have to pay 1 million for 1 custom template. Untuk perusahaan yang omsetnya miliaran mungkin ga masalah. Tapi untuk UMKM yang omsetnya masih puluhan atau ratusan juta? Mungkin jadi keluhan tersendiri. Terlebih jika banyak custom template yang perlu dibuat

Maaf ya team Jurnal.id, I have to say this. Yang berarti tulisan ini real berasal dari user, bukan gimmick marketing dari Mekari.

Dan itu semua persiapan sebelum D-Day. 1 Januari 2024, hari ketika Jurnal.id full di implementasikan di perusahaan kami menggantikan software yang lama. Hari yang amat sangat mendebarkan bagi team accounting. Bagaimana pengalaman kami di bulan pertama implementasi Jurnal.id? Tunggu di tulisan berikutnya ya… stay tune.