[Mekari Community Moderator]

Up

0

::

Halo, HR 101 Community! 👋

Kalau perusahaanmu sudah menggunakan sistem HRIS, kemungkinan besar proses approval HR sehari-hari seperti cuti, lembur, attendance adjustment, dan reimbursement benefit sudah jauh lebih teratur.

Tapi begitu menyentuh pengeluaran bisnis seperti business trip, biaya operasional tim, pembelian kebutuhan kantor, atau pengeluaran proyek, proses approval sering kali masih berjalan lewat chat, email, dan spreadsheet. Akibatnya, budget owner dan finance tidak punya jalur approval yang jelas sejak awal, dan banyak urusan pengeluaran akhirnya “mendarat” di HR.

Ketika HR Jadi Helpdesk Pengeluaran 🙋‍♀️🙋‍♂️

Tanpa disadari, HR sering ikut mengurus hal-hal di luar fungsi utama HR: menindaklanjuti klaim perjalanan dinas, mengingatkan LPJ, mengecek status approval, hingga menjawab pertanyaan reimbursement operasional. Padahal, pengeluaran bisnis seharusnya melibatkan atasan langsung, budget owner, dan finance sebelum biaya disetujui.

Di saat yang sama, karakter approval pengeluaran memang berbeda dari approval HR: perlu mempertimbangkan nominal transaksi, kategori pengeluaran, divisi/cabang, serta keterlibatan budget owner dan finance dalam review.

Di Sini Approval Workflow Mekari Expense Membantu ✅

Untuk merapikan proses pengeluaran, Mekari Expense menghadirkan fitur Approval Workflow yang memungkinkan perusahaan mengatur alur persetujuan pengeluaran sesuai kebutuhan bisnis dan struktur organisasi. Setiap pengajuan bisa otomatis diteruskan ke pihak yang tepat tanpa perlu follow up manual.

Contohnya:

• Pengajuan business trip disetujui dulu oleh atasan langsung sebelum masuk ke procurement/finance.
• Pengeluaran di atas nominal tertentu membutuhkan persetujuan tambahan dari budget owner.
• Pengeluaran dari cabang tertentu punya workflow berbeda dengan kantor pusat.

Melalui Approval Workflow, perusahaan bisa:

• Menentukan approver berdasarkan jabatan, divisi, atau struktur organisasi.
• Menyusun approval berjenjang agar pengeluaran ditinjau oleh pihak yang berwenang.
• Mengatur workflow berbeda untuk business trip, reimbursement operasional, dan pembelian kebutuhan kantor.
• Menyesuaikan approval berdasarkan nominal transaksi.
• Memantau status pengajuan secara real-time tanpa perlu follow up manual.

Hasilnya, proses pengeluaran menjadi lebih terstruktur, transparan, dan efisien, serta tidak lagi membebani HR sebagai helpdesk utama.

Integrasi Data Karyawan di Mekari Talenta ke Approval Workflow Mekari Expense  🔗

Kalau struktur organisasi perusahaanmu sudah dikonfigurasi di Talenta, konfigurasi tersebut bisa langsung dimanfaatkan di Mekari Expense. Di Mekari Expense, kamu dapat:

• Mengatur Approval line mengikuti hierarki organisasi yang sebelumnya disusun di Talenta (mengacu pada pembagian karyawan per struktur).
• Menggunakan Rule-based approval untuk mengatur nominal, dengan kondisi Less than or Equal atau Greater than/Between, lalu memilih apakah transaksi Need approval atau No need approval.
• Menambah hingga 10 approval layer untuk transaksi yang butuh beberapa level persetujuan.
• Menyertakan backup approver di setiap layer agar proses approval tetap jalan saat approver utama berhalangan.

Dengan begitu, alur approval HR yang sudah rapi di Talenta bisa diperluas ke pengeluaran bisnis lewat Mekari Expense tanpa perlu membangun ulang hierarki.

Kalau kamu ingin lihat bagaimana multi-level approval dan rule-based approval bekerja di Mekari Expense, klik di sini untuk pelajari: Bagaimana Cara Membuat Custom Workflow

Contoh Use Case: Workflow Business Trip ✈️

Salah satu use case yang paling sering dipakai adalah perjalanan dinas. Melalui kombinasi Policy dan Approval Workflow Business Trip di Mekari Expense, perusahaan dapat:

• Menetapkan limit tiket, akomodasi, dan uang saku, serta mengatur siapa saja yang berhak mengajukan business trip.
• Mengalirkan pengajuan cash advance dan reimbursement business trip ke atasan langsung, budget owner, dan finance berdasarkan struktur organisasi Talenta.
• Menggunakan Rule-based approval untuk mempermudah pengajuan dengan nominal di bawah limit, sekaligus menambah layer approval bagi pengajuan di atas limit.

Panduan lengkapnya bisa kamu lihat di sini:
Bagaimana Cara Membuat Workflow untuk Kebijakan Business Trip 

Sudah punya alur approval pengeluaran yang jelas dari HR hingga budget owner dan finance, atau pengeluaran bisnis di perusahaanmu masih tersebar di chat dan email? Yuk, share pengalamanmu di kolom komentar! 😉