[Mekari Community Moderator]

Up

0

::

Halo, HR 101 Community! 👋

Kalau perusahaanmu sudah menggunakan sistem HRIS, kemungkinan besar proses approval HR sehari-hari seperti cuti, lembur, attendance adjustment, dan reimbursement benefit sudah jauh lebih teratur.

Tapi begitu menyentuh pengeluaran bisnis seperti business trip, biaya operasional tim, pembelian kebutuhan kantor, atau pengeluaran proyek, proses approval sering kali masih berjalan lewat chat, email, dan spreadsheet. Akibatnya, budget owner dan finance tidak punya jalur approval yang jelas sejak awal, dan banyak urusan pengeluaran akhirnya “mendarat” di HR.

Ketika HR Jadi Helpdesk Pengeluaran 🙋‍♀️🙋‍♂️

Tanpa disadari, HR sering ikut mengurus hal-hal di luar fungsi utama HR: menindaklanjuti klaim perjalanan dinas, mengingatkan LPJ, mengecek status approval, hingga menjawab pertanyaan reimbursement operasional. Padahal, pengeluaran bisnis seharusnya melibatkan atasan langsung, budget owner, dan finance sebelum biaya disetujui.

Di saat yang sama, karakter approval pengeluaran memang berbeda dari approval HR: perlu mempertimbangkan nominal transaksi, kategori pengeluaran, divisi/cabang, serta keterlibatan budget owner dan finance dalam review.

Di Sini Approval Workflow Mekari Expense Membantu ✅

Untuk merapikan proses pengeluaran, Mekari Expense menghadirkan fitur Approval Workflow yang memungkinkan perusahaan mengatur alur persetujuan pengeluaran sesuai kebutuhan bisnis dan struktur organisasi. Setiap pengajuan bisa otomatis diteruskan ke pihak yang tepat tanpa perlu follow up manual.

Contohnya:

• Pengajuan business trip disetujui dulu oleh atasan langsung sebelum masuk ke procurement/finance.
• Pengeluaran di atas nominal tertentu membutuhkan persetujuan tambahan dari budget owner.
• Pengeluaran dari cabang tertentu punya workflow berbeda dengan kantor pusat.

Melalui Approval Workflow, perusahaan bisa:

• Menentukan approver berdasarkan jabatan, divisi, atau struktur organisasi.
• Menyusun approval berjenjang agar pengeluaran ditinjau oleh pihak yang berwenang.
• Mengatur workflow berbeda untuk business trip, reimbursement operasional, dan pembelian kebutuhan kantor.
• Menyesuaikan approval berdasarkan nominal transaksi.
• Memantau status pengajuan secara real-time tanpa perlu follow up manual.

Hasilnya, proses pengeluaran menjadi lebih terstruktur, transparan, dan efisien, serta tidak lagi membebani HR sebagai helpdesk utama.

Integrasi Data Karyawan di Mekari Talenta ke Approval Workflow Mekari Expense  🔗

Kalau struktur organisasi perusahaanmu sudah dikonfigurasi di Talenta, konfigurasi tersebut bisa langsung dimanfaatkan di Mekari Expense. Di Mekari Expense, kamu dapat:

• Mengatur Approval line mengikuti hierarki organisasi yang sebelumnya disusun di Talenta (mengacu pada pembagian karyawan per struktur).
• Menggunakan Rule-based approval untuk mengatur nominal, dengan kondisi Less than or Equal atau Greater than/Between, lalu memilih apakah transaksi Need approval atau No need approval.
• Menambah hingga 10 approval layer untuk transaksi yang butuh beberapa level persetujuan.
• Menyertakan backup approver di setiap layer agar proses approval tetap jalan saat approver utama berhalangan.

Dengan begitu, alur approval HR yang sudah rapi di Talenta bisa diperluas ke pengeluaran bisnis lewat Mekari Expense tanpa perlu membangun ulang hierarki.

Kalau kamu ingin lihat bagaimana multi-level approval dan rule-based approval bekerja di Mekari Expense, klik di sini untuk pelajari: Bagaimana Cara Membuat Custom Workflow

Contoh Use Case: Workflow Business Trip ✈️

Salah satu use case yang paling sering dipakai adalah perjalanan dinas. Melalui kombinasi Policy dan Approval Workflow Business Trip di Mekari Expense, perusahaan dapat:

• Menetapkan limit tiket, akomodasi, dan uang saku, serta mengatur siapa saja yang berhak mengajukan business trip.
• Mengalirkan pengajuan cash advance dan reimbursement business trip ke atasan langsung, budget owner, dan finance berdasarkan struktur organisasi Talenta.
• Menggunakan Rule-based approval untuk mempermudah pengajuan dengan nominal di bawah limit, sekaligus menambah layer approval bagi pengajuan di atas limit.

Panduan lengkapnya bisa kamu lihat di sini:
Bagaimana Cara Membuat Workflow untuk Kebijakan Business Trip 

Sudah punya alur approval pengeluaran yang jelas dari HR hingga budget owner dan finance, atau pengeluaran bisnis di perusahaanmu masih tersebar di chat dan email? Yuk, share pengalamanmu di kolom komentar! 😉

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Pada akhirnya, digitalisasi dan integrasi alur kerja ini bukan hanya sekadar membantu meringankan beban kerja HR dari fungsi helpdesk dadakan, melainkan investasi strategis untuk membangun akurasi pelaporan keuangan perusahaan yang kredibel. Ketika transparansi data pengeluaran sudah terbentuk secara real-time, pengambilan keputusan bisnis oleh jajaran manajemen puncak dapat dilakukan dengan lebih tajam dan akurat. Terima kasih Mekari atas ulasan yang membuka ruang diskusi ini; kolaborasi sistem yang matang adalah kunci utama menuju tata kelola perusahaan yang bersih, patuh, dan terus bertumbuh secara berkelanjutan.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Jika ditarik ke dalam implementasi kebijakan perjalanan dinas, pengaturan batasan limitasi biaya atas akomodasi dan uang saku secara digital adalah bentuk riil dari penghematan biaya (cost efficiency policy). Melalui sistem kepatuhan bawaan (built-in policy) ini, tim FAT tidak perlu lagi melakukan penyaringan manual yang melelahkan atas klaim-klaim yang melebihi batas ketentuan perusahaan. Karyawan sudah terkondisikan sejak awal oleh sistem untuk mengajukan biaya sesuai haknya, sehingga proses peninjauan di tingkat keuangan menjadi jauh lebih cepat, objektif, dan transparan.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Selain itu, penyediaan fitur backup approver dalam sistem berlapis ini memecahkan salah satu penyumbang stagnasi operasional terbesar di korporasi, yaitu penundaan persetujuan akibat pejabat berwenang sedang bertugas di luar kota atau berhalangan. Di dunia finansial, keterlambatan pembayaran ke vendor atau keterlambatan pencairan dana operasional proyek akibat kendala persetujuan dapat merusak hubungan bisnis dan mengganggu jadwal penyelesaian timeline kerja. Dengan adanya delegasi persetujuan cadangan yang teratur, roda perputaran kas operasional perusahaan dapat terus berjalan tanpa hambatan birokrasi manual.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Sinkronisasi data hierarki karyawan langsung dari sistem HRIS seperti Talenta ke dalam manajemen pengeluaran merupakan sebuah lompatan efisiensi yang sangat kami butuhkan. Sebagai manajer, saya sering mendapati kendala di mana struktur organisasi berubah karena adanya promosi atau mutasi, namun jalur persetujuan keuangan tidak otomatis terbarui karena sistemnya terpisah. Integrasi ini memastikan bahwa siapapun yang menduduki jabatan budget owner baru, sistem secara otomatis akan mengarahkan dokumen persetujuan kepadanya tanpa perlu melakukan konfigurasi ulang dari nol yang memakan waktu.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Satu hal yang paling sering menjadi momok bagi tim akuntansi adalah proses rekonsiliasi akhir bulan, terutama yang bersumber dari perjalanan dinas (business trip) dan dana taktis operasional. Penggunaan cash advance tanpa adanya pelaporan dokumen pertanggungjawaban (LPJ) yang terstruktur sering kali menunda proses penutupan buku (closing bulanan). Jika alur persetujuan dokumen pendukung seperti nota dan faktur pajak sudah bisa dikunci secara otomatis lewat alur kerja digital yang berbasis batas nominal, maka deviasi atau selisih pencatatan antara pengajuan awal dan realisasi lapangan dapat ditekan hingga ke titik terendah.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Kami sangat sepakat dengan premis yang diajukan bahwa beban ini sering kali salah alamat dan malah “mendarat” di meja HR. Secara fundamental, karakter kendali internal (internal control) atas pengeluaran bisnis memiliki variabel yang jauh lebih kompleks daripada urusan absensi atau cuti karyawan. Dalam struktur tata kelola keuangan yang sehat, setiap rupiah yang keluar wajib melewati proses validasi berlapis yang mempertimbangkan ketersediaan anggaran (budget availability), klasifikasi beban akun akuntansi, hingga kalkulasi dampak kepatuhan pajaknya, di mana hal-hal tersebut jelas berada di bawah wewenang budget owner dan tim FAT, bukan rekan-rekan di HR.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Dari kacamata manajemen keuangan, kehadiran fitur Approval Workflow yang terintegrasi seperti ini sebenarnya adalah perwujudan dari penegakan prinsip Separation of Duties (SoD) yang krusial bagi kepatuhan audit. Tanpa adanya jalur persetujuan yang berbasis sistem dan terekam secara digital, risiko terjadinya fraud atau pengeluaran yang melampaui batas anggaran korporasi akan meningkat secara signifikan. Validasi berlapis berdasarkan nominal transaksi bukan lagi sekadar opsi kemudahan operasional, melainkan sebuah instrumen mitigasi risiko finansial yang wajib ada untuk menjaga likuiditas perusahaan tetap aman.

[Finance Accounting and Tax Manager Pionner Show Details 5 RequirementsLogin ke website sebanyak 20 kaliBalas Thread sebanyak 30 kaliBuat Thread baru sebanyak 15 kaliUbah foto profil 1 kaliIsi dan selesaikan 5 Quiz dengan minimal score 80 sebagai syarat kenaikan Rank]

Halo Mekari Community dan rekan-rekan professional sekalian,

Membaca ulasan ini seperti melihat cermin dari dinamika operasional yang sering kali terjadi di balik layar meja kerja kami. Dari sudut pandang Manajemen Finance, Accounting, and Tax (FAT), ketidakselarasan antara kerapian sistem HRIS dan kekacauan manajemen pengeluaan (expenditure) adalah salah satu penyumbang utama kebocoran waktu (time-wasting) dalam siklus kerja bulanan. Ketika alur persetujuan biaya masih mengandalkan obrolan aplikasi pesan singkat, utas email yang bertumpuk, atau lembar kerja manual, fungsi FAT yang seharusnya bersifat strategis justru bergeser menjadi sekadar unit administratif yang sibuk melacak rekam jejak validitas sebuah transaksi.