Halo, HR 101 Community! 👋

Kebutuhan operasional karyawan kini semakin dinamis, terutama untuk aktivitas seperti perjalanan bisnis. Mulai dari booking transportasi, akomodasi, hingga kebutuhan selama perjalanan, transaksi sering kali perlu dilakukan dengan cepat dan fleksibel.

Situasi ini sering membuat karyawan menggunakan kartu pribadi terlebih dahulu, lalu mengajukan reimbursement setelahnya. Penggunaan kartu perusahaan secara bergantian juga belum tentu memberikan visibilitas yang jelas.

Pengeluaran perjalanan biasanya terjadi dalam waktu singkat dan melibatkan berbagai jenis transaksi. Tanpa pembagian penggunaan yang jelas, sulit mengetahui siapa yang menggunakan dana dan untuk kebutuhan apa.

Sebagai contoh, seorang karyawan melakukan perjalanan dinas dan perlu melakukan booking hotel, transportasi, serta kebutuhan lainnya selama perjalanan. Transaksi dilakukan secara bertahap, tetapi tidak semua detail langsung terlihat oleh tim terkait.

Kondisi ini menunjukkan bahwa pengelolaan pengeluaran tidak cukup hanya dilakukan di akhir, tetapi perlu dimulai sejak transaksi terjadi agar visibilitas dan kontrol tetap terjaga.

1. Pembuatan kartu untuk kebutuhan perjalanan

Kartu virtual dapat dibuat khusus untuk karyawan yang melakukan perjalanan bisnis.

2. Penentuan limit sesuai kebutuhan trip

Setiap kartu dapat disesuaikan dengan budget perjalanan yang telah ditentukan.

3. Penggunaan kartu untuk transaksi perjalanan

Kartu digunakan untuk booking hotel, transportasi, hingga kebutuhan operasional selama perjalanan.

4. Akses kartu melalui mobile

Detail kartu dapat diakses dengan mudah untuk mendukung transaksi selama perjalanan tanpa kartu fisik.

5. Monitoring penggunaan secara real-time

Setiap transaksi dapat langsung dipantau sehingga visibilitas tetap terjaga.