[Mekari Community Moderator]

Up

0

::

Halo, Fintax 101 Community! 👋

Budget perusahaan sudah dibuat cukup detail, laporan keuangan di Jurnal rapi, tapi di akhir bulan pengeluaran tetap terasa sulit dipantau?

Sering kali tim finance baru mengetahui pengeluaran setelah transaksi terjadi, misalnya karyawan mengajukan reimbursement besar, penggunaan petty cash meningkat, pengeluaran operasional dicatat di berbagai tempat, dan finance harus mengejar dokumen secara manual. Kalau pola ini berulang, perusahaan bukan hanya butuh pencatatan keuangan, tapi juga pengelolaan pengeluaran yang lebih terstruktur sejak awal.

Kenapa Pengeluaran Sulit Dikontrol 🤔

Seiring pertumbuhan bisnis, pengeluaran datang dari banyak sumber: reimbursement, petty cash, perjalanan dinas, tagihan vendor, dan lain-lain. Banyak yang masih diajukan lewat chat, email, atau dokumen manual, sehingga:

• Status pengajuan sulit dipantau.
• Approval memakan waktu lama.
• Data transaksi tersebar di banyak tempat.
• Tim finance melakukan pengecekan dan input berulang.
• Risiko kesalahan pencatatan meningkat.

Padahal, perusahaan butuh visibilitas pengeluaran sejak pengajuan dan approval, bukan hanya saat transaksi sudah tercatat di Jurnal.

Apa Itu Spend Management 💰🧾

Spend management adalah proses mengelola seluruh pengeluaran perusahaan secara terstruktur, dari pengajuan, approval, pembayaran, hingga pencatatan transaksi. Tujuannya bukan sekadar mencatat pengeluaran, tetapi memberi visibilitas sebelum dan selama transaksi berlangsung.

Dengan spend management, perusahaan dapat:

• Memantau pengeluaran lebih mudah.
• Mempercepat proses approval.
• Mengurangi pekerjaan administratif manual.
• Menjaga kepatuhan terhadap kebijakan.
• Mengambil keputusan berdasarkan data yang lebih akurat.

Mekari Expense sebagai Spend Management Platform 📲

Untuk menyatukan proses pengeluaran, Mekari Expense hadir sebagai platform spend management yang mengelola pengeluaran bisnis secara digital dalam satu sistem.

Melalui Mekari Expense, perusahaan dapat:

• Mengelola pengajuan reimbursement.
• Mencatat dan memantau petty cash/dana operasional.
• Mengelola perjalanan dinas (business trip).
• Menjalankan approval lewat Approval Workflow yang terstruktur.
• Dan lain-lain!

Setiap pengajuan mengikuti alur approval yang telah ditentukan dan terdokumentasi rapi, sehingga proses monitoring dan evaluasi pengeluaran menjadi lebih mudah.

Fitur-Fitur di Mekari Expense

Berikut adalah beberapa contoh fitur Mekari Expense untuk membantu kontrol pengeluaran:

• Reimbursement digital: klaim dilakukan dalam satu platform, dengan bukti transaksi dan histori approval yang mudah ditelusuri.
• Dana operasional/petty cash: pencatatan lebih transparan sehingga tim finance punya visibilitas terhadap pengeluaran harian yang sedang berjalan.
• Approval Workflow: alur persetujuan dapat diatur berdasarkan struktur organisasi, nominal, dan jenis pengeluaran, sehingga proses validasi lebih terkontrol.
• Perjalanan dinas: pengajuan, approval, dan pertanggungjawaban business trip dikelola dalam satu alur, bukan lagi tersebar di berbagai kanal.

Integrasi Mekari Expense dengan Mekari Jurnal 🔗

Mekari Expense dapat terintegrasi langsung dengan Mekari Jurnal, sehingga transaksi yang diproses di Expense tidak perlu dicatat ulang secara manual di Jurnal.

Dengan integrasi ini:

• Reimbursement dan cash advance yang sudah di-approve otomatis tersinkronisasi ke Jurnal sesuai CoA yang ditentukan.
• Tim finance mengurangi input manual, mempercepat tutup buku, dan meminimalkan risiko human error.
• Bukti transaksi dan histori approval tetap dapat ditelusuri untuk keperluan audit dan pelaporan.

Pelajari di sini untuk mempelajari lebih lanjut:

[Help Center – Cara Integrasi Mekari Expense dengan Mekari Jurnal]

Use Case 1: Reimbursement & Cash Advance Terhubung ke Jurnal 📘

Skenario:

• Karyawan rutin melakukan perjalanan dinas dan mengajukan cash advance serta reimbursement biaya perjalanan.

Dengan Mekari Expense terintegrasi Jurnal:

• Karyawan mengajukan cash advance dan reimbursement di Mekari Expense.
• Pengajuan mengikuti multi-level approval sesuai kebijakan perusahaan.
• Setelah dicairkan, transaksi otomatis tercatat di Jurnal tanpa input manual tambahan.

Hasilnya, rekonsiliasi lebih cepat dan laporan keuangan di Jurnal selalu mencerminkan pengeluaran yang sudah diproses di Expense.

Use Case 2: Kontrol Petty Cash dan Dana Operasional 💵

Skenario:

• Perusahaan menggunakan petty cash untuk kebutuhan operasional harian (ATK, konsumsi, dll), sebelumnya dicatat di spreadsheet terpisah.

Dengan Mekari Expense terintegrasi Jurnal:

• Setiap pengeluaran petty cash dicatat sebagai transaksi di Mekari Expense dengan kategori yang sudah dipetakan ke akun Jurnal.
• Pengeluaran dapat tetap melewati approval sesuai limit dan kebijakan.
• Setelah dikonfirmasi, transaksi otomatis tersinkronisasi ke Jurnal, sehingga saldo dan laporan operasional lebih akurat.

Mengontrol pengeluaran perusahaan bukan hanya soal punya laporan keuangan yang rapi di Jurnal, tetapi juga memastikan proses pengeluaran dapat dipantau dengan baik sejak pengajuan sampai pencatatan.

Dengan spend management lewat Mekari Expense yang terintegrasi ke Mekari Jurnal, perusahaan bisa memperoleh visibilitas pengeluaran yang lebih baik dan membantu tim finance bekerja lebih efisien. 🙌

Sudah mencoba sistem spend management di perusahaanmu? Yuk, share pengalamanmu di kolom komentar! 😉

[Joko Siyamto Rookie]

Terimakasih infonya Mekari. Fitur Expense ini sangat membantu sekali untuk tim F&A. Ditunggu invoasi barunya ya. Mekari Best!!!