[Amilia Desi MarthasariParticipant Rookie]

Up

0

::

Penggajian merupakan salah satu fungsi paling krusial dalam manajemen sumber daya manusia (HRD). Bagi karyawan, gaji adalah hak utama atas kontribusi tenaga, waktu, dan keahlian yang telah diberikan. Sementara bagi perusahaan, penggajian adalah bentuk tanggung jawab hukum, moral, dan strategis dalam menjaga kepercayaan serta stabilitas organisasi. Oleh karena itu, mekanisme penggajian HRD tidak sekadar soal menghitung angka, tetapi juga menyangkut sistem, ketepatan, kepatuhan hukum, dan keadilan.

Artikel ini akan membahas secara komprehensif mekanisme penggajian HRD, mulai dari pengertian, komponen, alur proses, hingga tantangan yang sering dihadapi dalam praktiknya.

1. Pengertian Mekanisme Penggajian HRD
Mekanisme penggajian HRD adalah rangkaian proses terstruktur yang dilakukan oleh departemen HR (Human Resources Department) dalam menghitung, memverifikasi, dan membayarkan hak penghasilan karyawan sesuai dengan ketentuan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Mekanisme ini mencakup:

Pengumpulan data kehadiran dan kinerja
Perhitungan komponen gaji
Pemotongan pajak dan iuran
Proses persetujuan
Pembayaran gaji
Pelaporan dan arsip administrasi
Penggajian yang baik harus akurat, transparan, tepat waktu, dan dapat dipertanggungjawabkan.

2. Peran HRD dalam Sistem Penggajian
HRD memiliki peran sentral dalam mekanisme penggajian, antara lain:

Menyusun kebijakan pengupahan
Menjaga kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan
Mengelola data karyawan
Menjamin keadilan dan konsistensi pembayaran
Menjadi penghubung antara manajemen, keuangan, dan karyawan
Dalam banyak perusahaan, HRD bekerja sama dengan bagian payroll atau finance, namun tanggung jawab validasi data tetap berada di HRD.

3. Komponen Gaji dalam Mekanisme Penggajian
Mekanisme penggajian HRD tidak terlepas dari komponen gaji yang terdiri dari:

a. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah imbalan dasar yang diterima karyawan sesuai jabatan, level, dan perjanjian kerja. Besarannya tidak boleh lebih rendah dari upah minimum yang berlaku.

b. Tunjangan Tetap
Tunjangan yang dibayarkan secara rutin setiap bulan, seperti:

Tunjangan jabatan
Tunjangan kehadiran
Tunjangan komunikasi
Tunjangan keluarga
c. Tunjangan Tidak Tetap
Tunjangan yang dibayarkan berdasarkan kondisi tertentu, misalnya:

Uang lembur
Insentif kinerja
Bonus
Uang makan atau transport harian
d. Potongan
Potongan merupakan pengurangan dari gaji bruto, meliputi:

Pajak Penghasilan (PPh 21)
BPJS Kesehatan
BPJS Ketenagakerjaan
Potongan absensi
Potongan pinjaman atau denda (jika ada)

4. Alur Mekanisme Penggajian HRD
Berikut adalah tahapan mekanisme penggajian HRD yang umum diterapkan:

a. Pengumpulan Data Kehadiran
HRD mengumpulkan data absensi karyawan melalui sistem fingerprint, aplikasi HRIS, atau absensi manual. Data ini mencakup:

Kehadiran harian
Keterlambatan
Izin, sakit, dan cuti
Lembur (berdasarkan SPL)
Tahap ini sangat penting karena kesalahan data akan berdampak langsung pada perhitungan gaji.

b. Verifikasi dan Validasi Data
Data kehadiran diverifikasi oleh HRD untuk memastikan:

Lembur disertai Surat Perintah Lembur (SPL)
Izin dan cuti memiliki persetujuan
Tidak ada data ganda atau tidak wajar
Validasi ini menjadi kontrol utama untuk mencegah kesalahan penggajian.

c. Perhitungan Gaji
HRD atau tim payroll melakukan perhitungan gaji berdasarkan:

Gaji pokok
Tunjangan
Lembur
Potongan
Perhitungan dilakukan sesuai kebijakan internal dan ketentuan hukum yang berlaku.

d. Perhitungan Pajak dan Iuran
Pajak penghasilan (PPh 21) dan iuran BPJS dihitung sesuai aturan pemerintah. HRD wajib memastikan:

Status pajak karyawan sudah benar
PTKP sesuai kondisi keluarga
Iuran dibayarkan tepat waktu
Kesalahan pada tahap ini dapat berdampak hukum bagi perusahaan.

e. Proses Persetujuan
Hasil payroll biasanya melalui proses approval berjenjang:

HRD
Finance
Manajemen
Tujuannya untuk memastikan tidak ada kesalahan fatal sebelum gaji dibayarkan.

f. Pembayaran Gaji
Gaji dibayarkan melalui transfer bank atau metode lain yang disepakati. Waktu pembayaran harus sesuai perjanjian kerja dan peraturan perusahaan.

g. Distribusi Slip Gaji
Slip gaji diberikan kepada karyawan sebagai bentuk transparansi. Slip ini memuat rincian penghasilan dan potongan.

h. Arsip dan Pelaporan
HRD wajib menyimpan data penggajian sebagai dokumen perusahaan dan bahan audit, serta pelaporan pajak dan BPJS.

5. Prinsip Dasar dalam Mekanisme Penggajian
Agar mekanisme penggajian berjalan dengan baik, HRD harus memegang prinsip berikut:

Akurasi
Setiap angka harus dapat dipertanggungjawabkan.
Keadilan
Tidak ada diskriminasi dalam pembayaran gaji.
Kepatuhan Hukum
Sesuai UU Ketenagakerjaan dan regulasi pajak.
Kerahasiaan
Data gaji bersifat sensitif dan harus dijaga.
Ketepatan Waktu
Keterlambatan gaji dapat menurunkan kepercayaan karyawan.

6. Tantangan dalam Mekanisme Penggajian HRD
Dalam praktiknya, HRD sering menghadapi berbagai tantangan, seperti:

a. Data Absensi Tidak Akurat
Kesalahan fingerprint, lupa absen, atau manipulasi data menjadi tantangan klasik.

b. Keterlambatan Dokumen
SPL, izin, atau laporan lembur yang terlambat berdampak langsung pada penggajian.

c. Perubahan Regulasi
Aturan pajak dan ketenagakerjaan yang dinamis menuntut HRD selalu update.

d. Sistem Manual
Penggajian manual rawan kesalahan dan memakan waktu.

e. Keluhan Karyawan
Kesalahan sekecil apa pun dapat memicu ketidakpuasan dan konflik.

7. Peran Teknologi dalam Mekanisme Penggajian
Saat ini, banyak perusahaan menggunakan HRIS atau software payroll untuk membantu HRD, antara lain:

Otomatisasi perhitungan gaji
Integrasi absensi dan lembur
Perhitungan pajak otomatis
Slip gaji digital
Laporan real-time
Teknologi membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan transparansi.

8. Kesimpulan
Mekanisme penggajian HRD adalah proses vital yang menentukan stabilitas hubungan antara perusahaan dan karyawan. Penggajian bukan sekadar rutinitas bulanan, melainkan sistem yang mencerminkan profesionalisme, keadilan, dan kepatuhan perusahaan.

HRD dituntut tidak hanya mahir secara administratif, tetapi juga memahami regulasi, teknologi, dan komunikasi yang baik dengan karyawan. Dengan mekanisme penggajian yang tertata, perusahaan dapat membangun kepercayaan, meningkatkan loyalitas, dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan berkelanjutan.