[Afdhal Rabbani Putra Rookie]

Up

0

::

Halo, HR 101 Community! 👋

Kalimat sederhana itu bisa jadi cukup familiar bagi HR yang mengelola beberapa perusahaan dalam satu grup.

Apalagi kalau ada permintaan perubahan akses dari beberapa anak perusahaan yang semuanya harus menunggu satu Super Admin di perusahaan induk. Ketika Super Admin sedang cuti atau tidak bisa segera memprosesnya, pekerjaan HR pun ikut tertahan.

Situasi serupa bisa terjadi ketika seorang karyawan pindah dari satu entitas ke entitas lainnya. Data personal, employment, payroll, dan loan sudah bisa ikut berpindah. Tapi bagaimana dengan saldo cuti dan reimbursement?

Kalau masih harus dicek, dihitung, dan diinput ulang secara manual di perusahaan tujuan, transfer karyawan yang seharusnya sederhana bisa menjadi pekerjaan administratif tambahan.

Kini, pengelolaan multi-company di Talenta dibuat lebih fleksibel.

Melalui dua pembaruan di Employee & Company Management, Super Admin kini dapat mendelegasikan pengelolaan akses kepada orang yang tepat, sekaligus membawa saldo cuti dan reimbursement saat karyawan berpindah perusahaan.

Dua update tersebut adalah:

• Delegated Admin — delegasikan pengelolaan Multi Company Management tanpa memberikan akses penuh.
• Balance Transfer — pindahkan saldo cuti dan reimbursement bersama karyawan saat transfer antar perusahaan.

Dan karena aktivitasnya tetap tercatat di activity log, fleksibilitas ini tetap berjalan dengan kontrol dan jejak audit yang jelas.

BUTTON: Lihat Fitur
https://s.id/delegated-admin

Apa yang Baru?

Sebelumnya, hanya Super Admin perusahaan induk yang dapat mengelola akses lintas perusahaan, dan transfer karyawan antar entitas tidak membawa saldo benefit apa pun.

Sekarang:

✅ Super Admin dapat menunjuk Delegated Admin — karyawan tepercaya yang mengelola akses MCM atas nama Anda, dibatasi pada perusahaan dan izin tertentu
✅ Wizard Transfer Employee memiliki Step 3 (Employee Balance) untuk memetakan saldo cuti dan saldo reimbursement dari kebijakan perusahaan asal ke kebijakan perusahaan tujuan
✅ Setiap tindakan delegate dan setiap perpindahan saldo tercatat di activity log — di kedua perusahaan

Apa Saja yang Berubah?

1. Tab Baru “Delegated Admins” di Multi Company

Mengelola akses untuk banyak perusahaan kini bisa dilakukan dengan lebih fleksibel.

Di Settings > Company > Multi company, kini tersedia tab baru Delegated admins di samping Company group, User access, dan Feature access.

Di sini, Super Admin dapat melihat siapa saja yang ditunjuk sebagai delegate, perusahaan mana yang bisa mereka kelola, serta jenis akses yang diberikan.

Tab ini hanya dapat dilihat oleh Super Admin perusahaan induk, sehingga pengelolaan delegate tetap berada di bawah kontrol Super Admin.

2. Menunjuk Delegate Cukup Lewat Satu Halaman

Tidak perlu memberikan akses ke seluruh perusahaan hanya agar seseorang bisa membantu mengelola satu entitas.

• Select employee — karyawan mana pun di dalam Group ID yang sama
• Set scope — anak perusahaan spesifik yang boleh dikelola; di luar daftar ini tidak akan terlihat oleh delegate
• Set permissions — Assign and edit user roles (default aktif) dan Edit feature access (default nonaktif)

Setelah disimpan, delegate langsung menerima email notifikasi dan aksesnya aktif saat itu juga tanpa langkah aktivasi tambahan.

Izin	Yang bisa dilakukan delegate
Assign and edit user roles	Membuat dan mengubah akses lintas perusahaan untuk karyawan di perusahaan yang di-assign
Edit feature access	Mengubah pengaturan fitur MCM (employee transfer, approval) untuk perusahaan yang di-assign

Setelah disimpan, delegate bisa langsung menggunakan akses tersebut dan akan menerima notifikasi melalui email. Tidak ada proses aktivasi tambahan.

*Catatan: Delegated Admin tidak dapat mencabut (revoke) akses yang sudah ada, dan tidak dapat menunjuk delegate lain. Rantai delegasi bersifat datar, dan Super Admin tetap memegang override penuh setiap saat.

3. Step Baru “Employee Balance” di Wizard Transfer Employee

Memindahkan karyawan ke perusahaan lain kini tidak harus berarti mengurus saldo benefit secara terpisah. Pada proses Transfer Employee, kini ada Step 3: Employee Balance yang memungkinkan HR memilih saldo cuti dan reimbursement untuk ikut dibawa ke perusahaan tujuan.

• Time Off Balance — pilih saldo cuti yang ingin ditransfer, lalu petakan setiap saldo ke kebijakan di perusahaan tujuan. Setiap baris menampilkan time off code dan time off policy. Overtime leave juga dapat ditransfer.
• Reimbursement Balance — pilih saldo reimbursement yang ingin ditransfer, diidentifikasi berdasarkan nama kebijakan.

Yang lebih praktis, saldo tetap membawa tanggal berlaku dan tanggal kedaluwarsa yang sudah ada. Jadi, HR tidak perlu memasukkan kembali informasi tersebut secara manual.

Setiap saldo juga hanya dapat diarahkan ke satu kebijakan tujuan. Talenta akan menghindari penggunaan kebijakan tujuan yang sama untuk saldo lainnya agar tidak terjadi saldo yang tertukar, tergabung, atau terpecah secara tidak sengaja.

4. Preview Pemetaan Saldo di Step 4

Sebelum transfer dikonfirmasi, HR bisa mengecek kembali apa saja yang akan ikut berpindah.

Di Step 4: Preview transfer details, informasi Time Off Balance dan Reimbursement Balance kini ditampilkan bersama data karyawan lainnya, seperti personal data, employment data, payroll data, dan loan.

HR juga dapat melihat bagaimana saldo dari perusahaan asal akan ditempatkan di perusahaan tujuan. Dengan begitu, Anda bisa memastikan semuanya sudah sesuai sebelum transfer benar-benar dilakukan.

Jika tidak ada saldo cuti atau reimbursement yang dipilih, bagian tersebut tidak akan muncul di halaman preview.

5. Cara Saldo Dihitung Saat Transfer

Saldo yang dibawa karyawan akan menyesuaikan dengan tanggal efektif perpindahan. Artinya, saldo akan dihitung berdasarkan kondisi karyawan pada saat ia resmi pindah ke perusahaan baru.

• Cuti yang diambil sebelum tanggal efektif dikurangkan dari saldo yang ditransfer
• Cuti bertanggal pada atau setelah tanggal efektif tetap tinggal di perusahaan asal

Contohnya, transfer karyawan efektif pada 1 Maret 2026. Karyawan memiliki saldo cuti 12 hari dan mengambil cuti pada 1 Februari dan 4 Maret.

Karena cuti 1 Februari terjadi sebelum karyawan pindah, cuti tersebut akan mengurangi saldo yang ikut dibawa. Sementara cuti 4 Maret terjadi setelah tanggal efektif transfer, sehingga tetap tercatat di perusahaan asal.

Hasilnya, perusahaan tujuan menerima 11 hari saldo cuti, dengan tanggal kedaluwarsa yang tetap mengikuti saldo sebelumnya.

Perusahaan tujuan akan menerima saldo akhirnya, bukan seluruh riwayat transaksi cuti dan reimbursement. Dengan begitu, data di perusahaan tujuan tetap lebih rapi, sementara riwayat lengkapnya tetap tersedia di perusahaan asal.

6. Transaksi Penyesuaian Otomatis di Kedua Perusahaan

HR tidak perlu membuat catatan penyesuaian saldo secara manual setelah transfer. Setiap saldo yang dipindahkan akan otomatis dicatat di perusahaan asal dan perusahaan tujuan, sehingga kedua entitas tetap memiliki catatan mengenai perpindahan tersebut.

Talenta juga menghubungkan kedua catatan melalui Transfer ID yang sama. Jadi, ketika HR perlu mengecek kembali suatu transfer, asal-usul dan tujuan saldo dapat lebih mudah ditelusuri.

• Di perusahaan asal (Time Off > Transaction Time Off dan Reimbursement > Reimbursement Transaction):
  “Balance adjustment via employee transfer to [New Company Name] ([New Company ID]) by [Admin Name] ([Employee ID]). Reference Transfer: [Transfer ID]”
• Di perusahaan tujuan: entri cerminannya, “[Balance adjustment/Employee assignment] via employee transfer from [Old Company Name] …”

Halaman detail transfer juga menampilkan dua item baru — Time off balance dan Reimbursement balance — dan activity log dicatat di kedua perusahaan, mencakup transfer type, branch, job position, job level, organisasi, hingga seluruh pemetaan kebijakan yang diterapkan.

Seluruh aktivitas transfer juga tercatat di activity log pada kedua perusahaan. Dengan begitu, HR tetap memiliki jejak yang jelas dan mudah ditelusuri, tanpa harus membuat dokumentasi tambahan secara manual.

Cara Mengaktifkan

Untuk Delegated Admin:

1. Masuk ke Settings > Company > Multi company > Delegated admins
2. Klik Add delegate, pilih karyawan di dalam Group ID yang sama
3. Tentukan scope anak perusahaan yang boleh dikelola
4. Aktifkan izin yang diperlukan, lalu simpan

Untuk Balance Transfer:

1. Pastikan perusahaan tujuan sudah memiliki kebijakan tujuan — time off (kebijakan hourly hanya bisa menerima dari hourly dengan conversion rate yang sama; roster leave hanya dari roster leave) dan reimbursement
2. Jalankan Transfer Employee seperti biasa
3. Pada Step 3 (Employee Balance), pilih dan petakan saldo cuti serta reimbursement
4. Periksa pemetaan di Step 4, lalu konfirmasi transfer

Kedua pembaruan ini tidak memerlukan langganan tambahan selain entitlement Multi Company Management yang sudah ada.

Keterbatasan yang Perlu Diketahui

Delegated Admin:

• Delegasi belum memiliki tanggal mulai dan berakhir — akses aktif sampai Super Admin menghapusnya secara manual. Jika delegasi hanya untuk menutup periode cuti, jangan lupa mencabutnya setelah selesai.
• Visibilitas delegate bersifat per perusahaan; tidak ada tampilan menyeluruh di level group.

Balance Transfer:

• Hanya saldo ringkas yang berpindah — tidak ada riwayat per transaksi di perusahaan tujuan.
• Saldo yang sudah kedaluwarsa pada saat transfer tidak dibuat ulang di perusahaan tujuan.
• Cuti bertanggal pada atau setelah tanggal efektif tidak ikut berpindah; Anda perlu membuat ulang entri tersebut di perusahaan tujuan agar saldonya terpotong di sana. Transfer detail cuti dari tanggal efektif ke depan direncanakan untuk rilis berikutnya.
• Pemetaan hanya satu ke satu — satu kebijakan asal tidak bisa dipecah ke beberapa kebijakan tujuan, dan dua kebijakan asal tidak bisa digabung ke satu kebijakan tujuan dalam satu transfer.
• Tipe kebijakan harus cocok: hourly ke hourly dengan conversion rate sama, roster leave ke roster leave. Pasangan yang tidak sesuai akan diblokir dengan pesan error.

Siap mengelola Multi Company dengan lebih fleksibel?

Mengelola beberapa perusahaan memang membutuhkan kontrol yang lebih terstruktur. Tapi bukan berarti semua proses harus selalu kembali ke satu orang atau dikerjakan berulang kali.

Kini, Super Admin bisa mendelegasikan pengelolaan akses kepada orang yang tepat, sementara HR dapat membawa saldo cuti dan reimbursement saat karyawan berpindah entitas.

Dengan begitu, tim HR dapat bekerja lebih mandiri di masing-masing perusahaan, sementara kontrol, visibilitas, dan audit trail tetap terjaga di level group.

👉Coba Fitur
https://s.id/delegated-admin

Butuh panduan lengkap mengenai cara menggunakan fitur ini? Kunjungi
https://help-center.talenta.co/hc/id/articles/29517391531545-Bagaimana-Cara-Mengelola-Multi-Company-Management
dan
https://help-center.talenta.co/hc/id/articles/38208454669721-Bagaimana-Cara-Mengelola-Transfer-Karyawan-Multi-Company

Bagikan pengalamanmu di komunitas dan beri tahu kami jika ada pertanyaan! 💬