[Rizki ArdiParticipant Legend Show Details 5 RequirementsLog in to website 50 timesReply to a topic 50 times (Optional)Watch any video 10 times (Optional)Create a new topic 20 timesReply to a topic 10 times]

The Criteria and The Comparison

Saat ini Anda sudah membuat daftar permasalahan di bidang finance, accounting, dan tax. Harap dicatat, apapun software accounting yang nantinya akan Anda pilih, tidak akan menyelesaikan semua masalah tersebut. Karena software hanya alat bantu dan Anda pastinya punya budget yang terbatas. Ibaratnya Anda mau beli mobil kriterianya bisa muat 7 penumpang, nyaman, punya ADAS, kencang, irit, AWD, fun to drive, dengan budget di bawah 500 juta. Akan ada beberapa hal yang nantinya Anda harus kompromi. Jadi di awal, Anda harus set ekspektasi Anda dari ‘mencari software yang sempurna’ menjadi ‘mencari software yang paling memenuhi kebutuhan’. Because nothing perfect under the sun.

Izinkan saya untuk menganalogikan proses pemilihan software akuntansi ini seperti memilih mobil. Anda pasti punya kriteria, seperti harus yang tiga baris, budgetnya dibawah 300 juta, irit, suspensi nyaman, bengkel resminya ada di kota Anda dan lain sebagainya. Jadi ketika nanti Anda mencari opsi, Anda bisa langsung mencoret opsi yang tidak sesuai kriteria tersebut. Untuk software accounting, kriterianya bisa jadi antara lain :

1. Cloud based
2. Easy to use
3. Punya modul sales dan purchase yang lengkap end-to-end
4. Bisa support manajemen inventory
5. Integrasi dengan e-faktur
6. Punya customer support yang baik
7. Bisa import database dari excel
8. Bisa export laporan ke excel
9. Budget dibawah 1 juta per user per tahun

Kriteria diatas bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan permasalahan Anda. Misal jika salah satu prioritas Anda adalah integrasi data, karena Anda punya beberapa cabang. Dan datanya harus dapat diintegrasikan dengan mudah. Maka kriteria cloud based adalah suatu keharusan. Contoh lainnya, jika Anda concern dengan manajemen inventory. Harus mengetahui berapa riil stok saat ini. Maka fitur Manajemen Inventory harus mendapat bobot yang besar.

Berdasarkan pengalaman saya, selain cloud based yang menjadi kriteria wajib. Salah satu kriteria yang punya bobot paling berat adalah customer support. Mengapa? Pertama, saya berpengalaman menggunakan software accounting dengan customer support yang minimal atau bahkan terkesan beli putus. Ketika ada masalah, saya bingung harus bertanya ke siapa, lewat mana, belum lagi responsnya yang lama dan tidak sesuai harapan. Kedua, membeli software accounting tidak sesederhana membeli tumbler yang tidak ada unsur teknisnya. Membeli software accounting ibarat membeli mobil. Kita harus memastikan after sales supportnya. Karena jika terjadi apa-apa dengan mobil tersebut, kita bisa lebih tenang. By the way, adanya komunitas pengguna juga merupakan bagian dari after sales support.

Setelah kita mengetahui kriteria-kriterianya, saatnya memilih kandidat. Pilih kandidat yang hanya memenuhi kriteria wajib Anda. Anda bisa mencari daftar software akuntansi di Google, atau melalui rekomendasi rekan kerja, atau melalui media informasi lainnya. Kandidatnya bisa jadi: Jurnal.id, Zahir, Accurate, MYOB, Odoo, Bee, dan lain sebagainya. Anda tinggal memilih tiga atau empat yang terbaik dari daftar diatas. Lalu bandingkan mana yang terbaik sesuai kebutuhan Anda. Kalau Anda mau menaruh angka pada bobot penilaian supaya hasilnya kuantitatif dan lebih bisa dipertanggungjawabkan kepada atasan. Itu lebih baik lagi.

Akan ada satu software yang unggul dalam satu hal, tapi tertinggal dalam hal lain. Mungkin Anda akan bingung mau pilih software A atau B. Ingat kembali kriteria yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Mana kriteria yang punya bobot paling berat? Software apa yang kuat di kriteria tersebut? Itu yang kemungkinan besar bisa jadi pilihan yang tepat.

Memilih software accounting bukanlah pembelian jangka pendek. Bukanlah sesuatu yang dengan mudah di trial and error. Tidak bisa misalnya setahun Anda pakai software A, lalu tahun depan berganti ke software B. Proses migrasi data, setting software, pembelajaran, adaptasi, itu tidak mudah dan sebentar. Terlebih bagi perusahaan dengan banyak user. Pasti banyak karyawan yang dalam hatinya ngedumel jika harus adaptasi lagi.

Jadi sebelum memilih pertimbangkan dengan baik-baik. Dan saya sangat merekomendasikan untuk diskusi langsung dengan sales representative dari masing-masing software. Atau lebih baik lagi, jika Anda punya kenalan yang sudah memakai software tersebut, Anda bisa meminta pro dan kontra yang dialaminya langsung.