[Rizki ArdiParticipant Rockstar Show Details 4 RequirementsLog in to website 25 timesReply to a topic 7 timesCreate a new topic 5 timesWatch any video 2 times]

Up

2

::

Di thread kali ini saya akan membahas mengenai apa dan bagaimana memilih software accounting yang tepat untuk bisnis. Meskipun sebagian besar pembaca disini pasti sudah menggunakan Jurnal.id. Namun tidak ada salahnya mengetahui apakah keputusan yang kita ambil sudah tepat atau belum. Semoga dengan tulisan ini kita bisa mengevaluasi apakah pilihan kita sudah tepat atau perlu ada penyesuaian.

Yuk kita mulai bahasannya.

Identify The Problem

Pertama, sebelum kita memutuskan untuk membeli atau menggunakan sesuatu itu untuk apa sih? Karena butuh, karena ingin, atau cuma karena ingin ikut trend atau FOMO?

Pastinya kalau terkait dengan software accounting jangan beli hanya karena ingin atau FOMO ya! Karena investasi (bukan biaya) yang harus dikeluarkan lumayan. Ingat! ada harga ada rupa. Software accounting yang bagus ga mungkin murah. Yang ada hanyalah mahal atau reasonable.

Ya seperti kita mau beli mobil. Kalau kita cuma punya budget 70 juta, terus mau beli mobil, ya ada. Tapi pasti dapatnya mobil second yang sudah tahun lama dengan kilometer tinggi, safetynya pun kurang terjamin. Begitu pun dengan software accounting. Singkirkan mindset lama untuk cari software murah berkualitas, apalagi yang gratisan. Murah berkualitas itu dua kata lucu. Yang betul terjangkau dan berkualitas.

OK, pertama yang harus kita tanyakan pada diri sendiri adalah. Apa permasalahan yang saya hadapi terkait dengan keuangan, akuntansi dan pajak di perusahaan saya? Pastinya dari pertanyaan tersebut diatas saja sudah muncul tuh list permasalahan yang bejibun. Saya coba list contohnya dulu deh, antara lain :

– Data-data keuangan tersimpan di masing-masing PC dan laptop staf. Sehingga ketika membutuhkan data harus minta dulu ke personil yang bersangkutan. Butuh waktu, belum lagi kalau stafnya lagi berhalangan. Kalau mau mengkombinasikan data-data keuangan harus menggabungkan beberapa file dengan menggunakan rumus excel yang njelimet, atau bahkan kerjaan manual yang butuh waktu berjam-jam

– Laporan keuangan ga bisa dimonitor per bulan, bahkan untuk buat laporan tahunan pun harus mengandalkan konsultan. Itu pun saya tidak tahu angka yang diberikan konsultan apakah valid atau tidak. Karena saya tidak punya tolak ukur untuk membandingkannya.

– Banyak file-file excel untuk berbagai data keuangan. Semuanya formatnya beda-beda. Kadang ganti orang ganti format. Cuma personil yang handle yang ngerti. Banyak sheet yang sebenernya ga diperluin tapi ada.

– Owner kesulitan untuk memonitor berapa sebenernya pendapatan apalagi laba bersih. Kesulitan untuk mengukur arus kas, apalagi mengestimasi arus kas untuk beberapa bulan ke depan. Pokoknya owner kaya nyetir mobil tapi ga ada dashboardnya.

– Ada kasus fraud atau penggelapan yang ternyata sudah berbulan-bulan atau bertahun-tahun tapi ga terdeteksi oleh owner.

Tiap perusahaan pasti punya permasalahannya sendiri. Sebelum ke tahapan memilih software, ada baiknya di list permasalahan-permasalahan yang ada. Dan apakah software yang nantinya dipilih dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut. Saya tekankan kata membantu disini karena software itu hanyalah alat kerja. Yang terpenting adalah men behind the gun. Orang yang ada di balik software tersebut.

Ibaratnya nih, Anda punya BMW X7 terbaru tapi supirnya orang yang baru belajar mobil beberapa bulan, yang baru pernah nyupir Agya misalnya. Pastinya banyak fitur-fitur di mobil BMW yang tidak terpakai karena si supirnya ga tahu kalau mobil itu punya fitur canggih seperti ADAS. Bahkan si supir bisa pusing sendiri karena banyak tombol-tombol di mobil dan menu di MID yang dia ga tahu untuk apa. Yang tadinya mobil canggih di desain untuk memudahkan pengemudi, malah membuat pengemudi yang awam pusing.

Kurang lebih seperti itu analogi dari software accounting. Jadi ketika ada permasalahan dalam menggunakan software accounting. Jangan terburu-buru menyalahkan software nya, siapa tahu Anda yang belum cukup canggih mengoperasikan dan memanfaatkan fitur-fitur yang tersedia.

Back to topic alasan Anda memilih software accounting akan berbeda-beda tergantung permasalahan yang Anda hadapi dan skala serta industri dari bisnis Anda. Satu perusahaan mungkin lebih cocok memakai Jurnal.Id, sementara perusahaan lain mungkin lebih cocok pakai Odoo. Atau bahkan ada UMKM yang masih bisa pakai excel! Semua tergantung kebutuhan. Kembali ke analogi soal mobil, kalau Anda butuh mobil hanya buat harian antar jemput anak sekolah atau belanja yang dekat-dekat, mungkin mobil listrik kecil lebih cocok. Namun kalau Anda butuh untuk pergi keluar kota secara rutin melewati jalan-jalan yang beragam, mungkin SUV berbahan bakar fosil lebih cocok.

So, di akhir tulisan ini saya ingin Anda merenungi dan menulis permasalahan apa saja sih yang saya hadapi terkait keuangan, akuntansi, dan pajak yang selama ini belum terselesaikan.

Bukan hanya Anda yang belum pakai software accounting. Untuk Anda yang sudah pakai pun tidak ada salahnya membuat daftar masalah tersebut. Termasuk saya juga.

Selanjutnya baru kita akan bahas tips-tips memilih software accounting yang tepat untuk bisnis Anda.

[Rizki ArdiParticipant Rockstar Show Details 4 RequirementsLog in to website 25 timesReply to a topic 7 timesCreate a new topic 5 timesWatch any video 2 times]

The Criteria and The Comparison

Saat ini Anda sudah membuat daftar permasalahan di bidang finance, accounting, dan tax. Harap dicatat, apapun software accounting yang nantinya akan Anda pilih, tidak akan menyelesaikan semua masalah tersebut. Karena software hanya alat bantu dan Anda pastinya punya budget yang terbatas. Ibaratnya Anda mau beli mobil kriterianya bisa muat 7 penumpang, nyaman, punya ADAS, kencang, irit, AWD, fun to drive, dengan budget di bawah 500 juta. Akan ada beberapa hal yang nantinya Anda harus kompromi. Jadi di awal, Anda harus set ekspektasi Anda dari ‘mencari software yang sempurna’ menjadi ‘mencari software yang paling memenuhi kebutuhan’. Because nothing perfect under the sun.

Izinkan saya untuk menganalogikan proses pemilihan software akuntansi ini seperti memilih mobil. Anda pasti punya kriteria, seperti harus yang tiga baris, budgetnya dibawah 300 juta, irit, suspensi nyaman, bengkel resminya ada di kota Anda dan lain sebagainya. Jadi ketika nanti Anda mencari opsi, Anda bisa langsung mencoret opsi yang tidak sesuai kriteria tersebut. Untuk software accounting, kriterianya bisa jadi antara lain :

1. Cloud based
2. Easy to use
3. Punya modul sales dan purchase yang lengkap end-to-end
4. Bisa support manajemen inventory
5. Integrasi dengan e-faktur
6. Punya customer support yang baik
7. Bisa import database dari excel
8. Bisa export laporan ke excel
9. Budget dibawah 1 juta per user per tahun

Kriteria diatas bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan permasalahan Anda. Misal jika salah satu prioritas Anda adalah integrasi data, karena Anda punya beberapa cabang. Dan datanya harus dapat diintegrasikan dengan mudah. Maka kriteria cloud based adalah suatu keharusan. Contoh lainnya, jika Anda concern dengan manajemen inventory. Harus mengetahui berapa riil stok saat ini. Maka fitur Manajemen Inventory harus mendapat bobot yang besar.

Berdasarkan pengalaman saya, selain cloud based yang menjadi kriteria wajib. Salah satu kriteria yang punya bobot paling berat adalah customer support. Mengapa? Pertama, saya berpengalaman menggunakan software accounting dengan customer support yang minimal atau bahkan terkesan beli putus. Ketika ada masalah, saya bingung harus bertanya ke siapa, lewat mana, belum lagi responsnya yang lama dan tidak sesuai harapan. Kedua, membeli software accounting tidak sesederhana membeli tumbler yang tidak ada unsur teknisnya. Membeli software accounting ibarat membeli mobil. Kita harus memastikan after sales supportnya. Karena jika terjadi apa-apa dengan mobil tersebut, kita bisa lebih tenang. By the way, adanya komunitas pengguna juga merupakan bagian dari after sales support.

Setelah kita mengetahui kriteria-kriterianya, saatnya memilih kandidat. Pilih kandidat yang hanya memenuhi kriteria wajib Anda. Anda bisa mencari daftar software akuntansi di Google, atau melalui rekomendasi rekan kerja, atau melalui media informasi lainnya. Kandidatnya bisa jadi: Jurnal.id, Zahir, Accurate, MYOB, Odoo, Bee, dan lain sebagainya. Anda tinggal memilih tiga atau empat yang terbaik dari daftar diatas. Lalu bandingkan mana yang terbaik sesuai kebutuhan Anda. Kalau Anda mau menaruh angka pada bobot penilaian supaya hasilnya kuantitatif dan lebih bisa dipertanggungjawabkan kepada atasan. Itu lebih baik lagi.

Akan ada satu software yang unggul dalam satu hal, tapi tertinggal dalam hal lain. Mungkin Anda akan bingung mau pilih software A atau B. Ingat kembali kriteria yang sudah Anda tetapkan sebelumnya. Mana kriteria yang punya bobot paling berat? Software apa yang kuat di kriteria tersebut? Itu yang kemungkinan besar bisa jadi pilihan yang tepat.

Memilih software accounting bukanlah pembelian jangka pendek. Bukanlah sesuatu yang dengan mudah di trial and error. Tidak bisa misalnya setahun Anda pakai software A, lalu tahun depan berganti ke software B. Proses migrasi data, setting software, pembelajaran, adaptasi, itu tidak mudah dan sebentar. Terlebih bagi perusahaan dengan banyak user. Pasti banyak karyawan yang dalam hatinya ngedumel jika harus adaptasi lagi.

Jadi sebelum memilih pertimbangkan dengan baik-baik. Dan saya sangat merekomendasikan untuk diskusi langsung dengan sales representative dari masing-masing software. Atau lebih baik lagi, jika Anda punya kenalan yang sudah memakai software tersebut, Anda bisa meminta pro dan kontra yang dialaminya langsung.

[Rizki ArdiParticipant Rockstar Show Details 4 RequirementsLog in to website 25 timesReply to a topic 7 timesCreate a new topic 5 timesWatch any video 2 times]

The Decision

Setelah banyak komparasi dan pertimbangan. Tiba saatnya Anda memutuskan atau merekomendasikan software mana yang akan Anda pakai. Keputusan yang besar dan mengandung resiko yang tidak sedikit. Keputusan ini akan berpengaruh ke banyak orang, terutama yang paling penting, the owner. Namun jangan khawatir, Anda tentunya sampai pada titik ini setelah melalui proses yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan.

Kendala dan masalah setelah keputusan tersebut dibuat pasti ada. Apapun keputusan Anda, yakinlah tidak ada keputusan yang 100% bebas dari kesalahan atau bias. Yang ada hanyalah keputusan yang tepat berdasarkan sumber daya dan informasi yang Anda miliki. Jadi, apapun software accounting yang jadinya akan Anda pakai. Hadapilah kelebihan dan keterbatasannya. Satu hal lagi yang mungkin perlu dijadikan pertimbangan. Pilih software yang rajin memberikan update dan upgrade dari keterbatasan yang mereka miliki. Pilih software yang peka terhadap kebutuhan dan keluhan dari para usernya.

1. Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan setelah memutuskan software accounting yang akan digunakan :
2. Pilih paket yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Jangan tergiur dengan paket dengan banyak fitur. Kalau banyaknya fitur tidak atau belum Anda butuhkan, lantas buat apa? Ibarat Anda beli Ferrari tapi Anda takut kecepatan, mubazir.
3. Usahakan mulai implementasi di awal tahun buku. Ini memudahkan proses pembuatan laporan keuangan. Jadi datanya tidak terbagi di dua software accounting yang berbeda. Implementasi di awal tahun sangat membantu meringankan kerja accounting dan administrasi.
4. Mulai berlangganan beberapa bulan sebelum implementasi. Jadi Anda punya waktu untuk migrasi data, adaptasi, dan mensimulasikan input data riil perusahaan Anda ke dalam software, mencari tahu potensi permasalahan yang mungkin timbul setelah implementasi, menjaring keluhan dari user. Pada tahap ini usahakan semua user bisa hands-on terhadap software yang baru. Paling tidak sebulan sebelum implementasi. Untuk meminimalisir penolakan dan kekagetan ketika nanti di awal tahun buku.
5. Pikirkan semua skenario transaksi yang terjadi dan bagaimana input serta troubleshootingnya di software yang baru. Di tahap ini pentingnya customer support akan sangat terasa. Dalam kasus saya, di dua bulan pertama saya menggunakan Jurnal.id, hampir tiap hari saya menghubungi CS via chat service. Dan itu sangat amat membantu.
6. Cari dan gabung komunitas user. Ada beberapa hal yang mungkin CS pihak software tidak bisa menyelesaikannya. Justru Anda dapat jawabannya dari sesama pengguna.

Dan jangan lupa untuk memanfaatkan sebanyak mungkin fitur yang disediakan. Sayang kan kalau Anda sudah bayar untuk 100 fitur tapi hanya pakai 30an. Pastinya tidak semua fitur relevan dan akan Anda pakai. Setidaknya sebagian besar fiturnya bisa Anda pakai. Jika memang ada keterbatasan, maka perlu anda cari workaround nya diluar software tersebut.

Dan terakhir, selamat menggunakan software accounting yang baru. Dan jangan lupa untuk selalu kritis.