[Afdhal Rabbani Putra Rookie]

Up

0

::

 

Highlights Multiple Review Periods: Satu Evaluation Cycle kini dapat memiliki beberapa checkpoint review, misalnya setiap 1, 2, atau 3 bulan selama masa probation. Checkpoint dibuat otomatis: Sistem menghitung jadwal review setiap karyawan berdasarkan tanggal bergabung dan tanggal akhir masa kerjanya, termasuk review final sebelum masa kerja berakhir. Flexible Competency Assignment: Standar kompetensi kini dapat diatur per job position + job level, grade, atau class, sehingga target untuk Manager dan Senior Manager tidak lagi disamaratakan. Tanpa migrasi: Cycle dan competency assignment yang sudah ada tetap berjalan seperti sebelumnya. Pembaruan fitur multiple review period dapat diakses melalui https://s.id/talenta-reviewcycle atau kunjungi https://s.id/HC-multipleperiod. Sementara pembaruan fitur competency assignment dapat Anda akses melalui https://s.id/article-competencyassignment atau kunjungi https://s.id/helpcenter-competencyassignment.

Halo, HR 101 Community! 👋

Penilaian kinerja yang adil membutuhkan dua hal: waktu evaluasi yang tepat dan standar yang sesuai. Karyawan probation, misalnya, perlu dipantau secara berkala, bukan hanya di akhir masa percobaan. Sementara itu, ekspektasi kompetensi untuk karyawan junior dan senior di jabatan yang sama tentu berbeda.

Dalam praktiknya, HR kerap harus membuat cycle terpisah untuk setiap checkpoint evaluasi. Untuk standar kompetensi, HR terpaksa memakai satu target untuk semua jenjang, atau membuat job position terpisah per jenjang yang membuat data Core HR tidak rapi.

Untuk menjawab tantangan tersebut, Mekari Talenta menghadirkan dua pembaruan pada modul Performance Management: Multiple Review Periods per Evaluation Cycle dan Flexible Competency Assignment.

Lalu, apa saja yang berubah dan bagaimana pembaruan ini membantu tim HR?

Multiple Review Periods: Evaluasi Berkala dalam Satu Cycle

Sebelumnya, satu Evaluation Cycle hanya memiliki satu titik review di akhir periode. Jika perusahaan ingin mengevaluasi karyawan probation setiap dua bulan, HR harus membuat dan memantau cycle terpisah untuk setiap checkpoint.

Kini, satu Evaluation Cycle dapat memiliki beberapa periode review sekaligus.

1. Aktifkan Multiple Review Periods

Saat membuat atau mengedit Evaluation Cycle, HR dapat memilih opsi Multiple review periods di bagian Review period. Setelah opsi ini dipilih, HR cukup mengisi dua hal:

• Review every: interval review, yaitu setiap 1, 2, atau 3 bulan.
• Review window: jumlah hari form review tetap terbuka untuk diisi.

HR juga dapat mencentang opsi Re-include employees with extended employment period. Dengan opsi ini, karyawan yang masa kerjanya diperpanjang melalui transfer yang sudah disetujui akan otomatis masuk ke timeframe review baru di cycle yang sama.

2. Jadwal Review Dibuat Otomatis untuk Setiap Karyawan

HR tidak perlu lagi menyusun jadwal review satu per satu. Sistem menghitung setiap checkpoint berdasarkan tanggal bergabung karyawan dan interval yang dipilih.

Review final selalu dibuat menjelang tanggal akhir masa kerja karyawan, dikurangi durasi review window. Checkpoint yang jatuh pada atau setelah tanggal akhir masa kerja akan dilewati secara otomatis.

Sebagai contoh, perusahaan mengatur review setiap 2 bulan dengan review window 3 hari untuk karyawan probation. Karyawan yang bergabung pada 6 Januari akan memiliki Period 1 pada awal Maret, Period 2 pada awal Mei, lalu review final menjelang akhir masa probation.

3. Pantau Setiap Periode dari Halaman Detail Cycle

Setiap checkpoint tampil sebagai baris tersendiri di halaman detail Review Cycle, diberi label berurutan: Period 1, Period 2, hingga Final. Progres review dan approval dipantau terpisah untuk setiap periode, sehingga HR dapat langsung melihat periode mana yang sudah selesai dan mana yang masih berjalan.

4. Data Penilaian Sesuai Rentang Setiap Periode

Data goals, kehadiran, dan teguran (reprimand) yang diatur di level cycle otomatis disesuaikan dengan rentang tanggal setiap periode. Dengan begitu, setiap checkpoint hanya mencerminkan kinerja pada periode tersebut, bukan keseluruhan masa kerja.

5. Cycle Lama Tetap Berjalan Seperti Biasa

Opsi Single review tetap tersedia dan berjalan persis seperti sebelumnya. Cycle yang sudah ada tidak terpengaruh, karena Multiple Review Periods merupakan opsi tambahan, bukan migrasi.

Perlu diperhatikan, fitur ini hanya tersedia untuk cycle dengan purpose Evaluation. Konfigurasi aspek penilaian, template review, dan reviewer juga berlaku sama untuk seluruh periode dalam satu cycle.

Flexible Competency Assignment: Standar Kompetensi Sesuai Jenjang

Sebelumnya, competency assignment hanya bisa diatur per job position. Seorang Product Manager level Manager dan Senior Manager akan dinilai dengan target yang sama, kecuali HR membuat job position terpisah seperti “Product Manager (Manager)” dan “Product Manager (Senior Manager)”. Cara ini membuat data job position di Core HR tidak rapi, padahal data tersebut juga dipakai untuk salary band, transfer, dan laporan.

Kini, HR dapat menambahkan Scoping attribute pada competency assignment.

1. Atur Target per Job Level, Grade, atau Class

Di halaman Create Assignment, setelah memilih Job position, HR dapat memilih jenis scoping attribute: Job Level, Grade, atau Class. Pilih satu atau beberapa nilai sekaligus, misalnya Associate, Specialist, dan Senior.

Setiap nilai yang dipilih akan menjadi kolom di tabel Competency groups. HR cukup mengisi target rating di setiap sel, atau memilih “Not applicable” jika competency group tersebut tidak relevan untuk jenjang tertentu.

Satu job position dapat memiliki beberapa assignment selama nilai yang dicakup tidak tumpang tindih. Contohnya, Assignment A untuk Associate dan Specialist, lalu Assignment B untuk Senior dan Lead.

2. Daftar Assignment yang Lebih Informatif

Halaman daftar Assignments kini menampilkan kolom Scope attribute dan jumlah competency group. HR juga dapat memfilter berdasarkan scope attribute, mencari nama assignment, dan membuka halaman View Detail untuk melihat matriks target secara lengkap.

3. Gap Chart Otomatis Mengikuti Jenjang Karyawan

Saat karyawan membuka competency gap chart, sistem otomatis mencocokkan assignment berdasarkan job position dan jenjang karyawan tersebut. Assignment yang memiliki scoping selalu diprioritaskan dibanding assignment tanpa scoping.

HR Admin juga dapat memilih job position dan jenjang tertentu di panel All employees untuk meninjau hasil asesmen karyawan pada jenjang tersebut.

4. Konsisten dari Form Review hingga Hasil Akhir

Saat review cycle membuat competency review, sistem menampilkan competency group sesuai jenjang karyawan pada form self review, manager review, peer review, dan 360 review. Halaman hasil review dan ekspor PDF menggunakan data yang sama, sehingga skor, target, dan gap selalu konsisten.

Competency group yang ditandai “Not applicable” untuk jenjang karyawan tidak akan ditampilkan di form, hasil, maupun PDF. Review yang sudah dikirim sebelum pembaruan ini tetap menggunakan target saat itu.

5. Talent Profile dan Succession Plan Ikut Menyesuaikan

Pada tab Competencies di Talent Profile, target dan gap kini berasal dari assignment yang sesuai dengan jabatan dan jenjang karyawan saat ini.

Saat membuat Succession plan, langkah kedua (Competency assessment) otomatis menampilkan dimensi jenjang yang dipakai job position tersebut. HR cukup memilih nilainya, lalu standar kompetensi kandidat akan ditampilkan sesuai assignment terkait.

Template Import competency results juga mengikuti assignment yang sesuai jenjang yang dipilih.

6. Assignment Lama Tetap Berlaku

Assignment yang sudah ada otomatis diperlakukan sebagai “All” (tanpa scoping) dan tetap berlaku untuk semua karyawan di job position tersebut. Tidak ada migrasi atau tindakan tambahan yang perlu dilakukan.

Perlu diperhatikan, satu job position hanya dapat menggunakan satu jenis scoping attribute di seluruh assignment-nya, dan jenis scoping terkunci setelah assignment disimpan.

Tips Mengoptimalkan Pembaruan Performance Management

Agar kedua pembaruan ini memberikan manfaat optimal, berikut beberapa hal yang dapat diperhatikan HR dan administrator Talenta.

• Pastikan data tanggal bergabung dan tanggal akhir masa kerja akurat. Jadwal setiap periode review dihitung dari kedua tanggal tersebut.
• Sesuaikan interval dengan kebijakan evaluasi. Misalnya, review setiap bulan untuk probation 3 bulan, atau setiap 2 bulan untuk probation 6 bulan.
• Beri review window yang cukup. Pertimbangkan waktu yang dibutuhkan atasan dan karyawan untuk mengisi review, terutama jika cycle memakai beberapa metode review sekaligus.
• Lengkapi data Job Level, Grade, atau Class di Core HR. Scoping hanya dapat digunakan jika nilai jenjang sudah dikonfigurasi dan terisi pada data karyawan.
• Tentukan satu dimensi jenjang per job position sejak awal. Jenis scoping tidak dapat diubah setelah assignment disimpan.
• Manfaatkan opsi “Not applicable”. Tandai competency group yang tidak relevan untuk jenjang tertentu agar karyawan tidak dinilai pada aspek yang tidak sesuai.

Tingkatkan Akurasi Penilaian Kinerja bersama Mekari Talenta

Dengan Multiple Review Periods, HR dapat menjalankan evaluasi berkala tanpa membuat cycle berulang kali. Dengan Flexible Competency Assignment, setiap karyawan dinilai berdasarkan standar kompetensi yang sesuai dengan jenjangnya.

Kedua pembaruan ini sudah dapat digunakan oleh pelanggan modul Performance Management di Mekari Talenta versi web.

Ingin mengetahui lebih lanjut atau berdiskusi tentang penerapannya di perusahaan Anda? Hubungi PIC Anda atau kunjungi https://launchpad.mekari.com/support-center/.