[Afdhal Rabbani Putra Rookie]

Up

0

::

Highlights Pengaturan fitur Loan Coverage Management dapat diakses melalui: Settings → Finance → Loan → Create/Edit Policy dan penggunaan fitur dapat diakses melalui Finance → Loan Atur kontribusi perusahaan: Pilih skema pembayaran penuh oleh karyawan atau dengan kontribusi perusahaan. HR juga dapat menetapkan persentase kontribusi standar atau mengaturnya untuk setiap pinjaman. Hitung cicilan otomatis: Sistem menghitung total pembayaran karyawan dan cicilan bulanan berdasarkan nominal pinjaman serta persentase kontribusi perusahaan. Integrasi dengan payroll: Komponen payroll untuk pinjaman jenis COP dibuat secara otomatis berdasarkan detail pinjaman. Pencatatan lebih transparan: Pantau pembagian kontribusi melalui Loan Detail, Activity Logs, dan Loan Yearly Report. Dukung bulk import: Tambahkan persentase kontribusi perusahaan melalui template impor pinjaman.

Halo, HR 101 Community! 👋

Bagi perusahaan yang menyediakan fasilitas pinjaman karyawan, misalnya seperti Car Ownership Program (COP), ada satu hal yang perlu diperhatikan: bagaimana membagi porsi pembayaran antara perusahaan dan karyawan. Dengan skema kontribusi perusahaan, karyawan tidak perlu menanggung seluruh nominal pinjaman karena sebagian biayanya ditanggung perusahaan.

Namun, pengelolaan pinjaman dengan kontribusi perusahaan membutuhkan pencatatan dan perhitungan yang tepat. HR perlu membedakan nominal pinjaman awal, porsi yang ditanggung perusahaan, dan jumlah yang menjadi kewajiban pembayaran karyawan. Tim Payroll juga perlu memastikan bahwa komponen terkait pinjaman tercatat dengan benar selama proses penggajian.

Sebelumnya, HR perlu menghitung pembagian nominal pinjaman secara manual menggunakan Excel sebelum memasukkan data ke sistem. Proses ini dapat menambah pekerjaan administratif, terutama ketika perusahaan mengelola beberapa kebijakan pinjaman atau banyak transaksi karyawan.

Untuk membantu menyederhanakan proses tersebut, Mekari Talenta menghadirkan pembaruan Loan Management dengan dukungan Company Contribution. Fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur kebijakan kontribusi, menghitung pembayaran karyawan secara otomatis, serta mengintegrasikan komponen terkait pinjaman ke dalam proses payroll.

Lalu, bagaimana fitur ini bekerja dan bagaimana HR dapat memanfaatkannya untuk mengelola pinjaman karyawan dengan lebih praktis?

Apa Itu Loan Company Contribution di Mekari Talenta?

Loan Company Contribution merupakan kemampuan dalam Loan Management yang memungkinkan perusahaan mencatat porsi nominal pinjaman yang ditanggung perusahaan secara terpisah dari kewajiban pembayaran karyawan.

Fitur ini relevan untuk perusahaan yang menyediakan pinjaman dengan skema kontribusi, seperti Car Ownership Program (COP), ketika perusahaan menanggung sebagian biaya dan karyawan membayar kembali sisanya melalui cicilan.

Sebagai contoh, perusahaan memberikan pinjaman sebesar Rp100.000.000 untuk program COP dan menanggung 20% dari nominal pinjaman tersebut.

Dengan skema ini, pembagiannya adalah:

Komponen	Nominal
Nominal pinjaman awal (NOP)	Rp100.000.000
Kontribusi perusahaan	20%
Porsi yang ditanggung perusahaan	Rp20.000.000
Total pembayaran karyawan	Rp80.000.000

Jika periode cicilan ditetapkan selama 40 bulan, cicilan pokok per bulan adalah Rp2.000.000, dengan asumsi tidak ada bunga atau komponen tambahan lain.

Melalui Mekari Talenta, HR dapat memasukkan nominal pinjaman awal dan persentase kontribusi perusahaan. Sistem kemudian menghitung total pembayaran karyawan dan cicilan berdasarkan periode yang ditentukan.

Dengan begitu, perusahaan dapat mengelola pembagian pinjaman melalui sistem tanpa perlu melakukan perhitungan terpisah di Excel.

Bagaimana Revamp Loan Management Membantu Administrasi Pinjaman Karyawan?

1. Konfigurasikan Kebijakan Pinjaman Sesuai Skema Perusahaan

Setiap perusahaan dapat memiliki skema pinjaman yang berbeda. Ada yang mewajibkan karyawan membayar kembali seluruh pinjaman, sementara perusahaan lain menanggung sebagian nominalnya.

Melalui pembaruan Loan Management, Super Admin dapat mengatur skema tersebut langsung pada Loan Policy.

Untuk mengonfigurasikannya:

1. Buka Settings → Finance → Loan → Create/Edit Policy.
2. Temukan opsi perhitungan nominal pinjaman atau Loan amount calculation.
3. Pilih skema yang sesuai:
   • Full employee payment: Karyawan bertanggung jawab atas seluruh pembayaran pinjaman.
   • With company contribution: Perusahaan menanggung sebagian nominal pinjaman.
4. Jika memilih With company contribution, tentukan apakah persentase kontribusi akan ditetapkan sebagai standar.
5. Jika opsi standar diaktifkan, masukkan persentase kontribusi yang akan digunakan untuk setiap pinjaman di bawah kebijakan tersebut.

Perusahaan dapat memilih salah satu dari dua pendekatan berikut:

• Persentase standar: HR menggunakan persentase yang sudah ditentukan pada Loan Policy. Nilainya otomatis terisi dan tidak dapat diubah saat membuat pinjaman.
• Persentase per transaksi: Jika persentase standar tidak ditetapkan, HR dapat memasukkan persentase kontribusi sesuai kebutuhan masing-masing pinjaman.

Pengaturan ini membantu perusahaan menerapkan kebijakan kontribusi secara konsisten, terutama untuk program pinjaman yang memiliki ketentuan khusus.

Sebagai prasyarat, perusahaan harus memiliki modul Loan yang aktif dan setidaknya satu Loan Policy dengan skema kontribusi perusahaan. Tidak diperlukan penambahan access role baru untuk menggunakan kolom kontribusi ini.

2. Hitung Total Pembayaran dan Cicilan Karyawan secara Otomatis

Setelah Loan Policy dikonfigurasikan, HR atau Payroll Admin dapat membuat pinjaman dengan memasukkan nominal pinjaman awal dan persentase kontribusi perusahaan.

Untuk membuat pinjaman:

1. Buka Finance → Loan → Create Loan.
2. Pilih Loan Policy yang telah mengaktifkan kontribusi perusahaan.
3. Masukkan nominal pinjaman awal pada kolom Loan amount (NOP).
4. Masukkan Company contribution (%) jika persentasenya tidak ditetapkan sebagai standar pada policy.
5. Klik Calculate installment untuk menghitung cicilan dan menampilkan rincian jadwal pembayaran.

Mekari Talenta akan menghitung total pembayaran yang menjadi kewajiban karyawan setelah kontribusi perusahaan dikurangi. Sistem juga menghitung cicilan bulanan berdasarkan periode yang dipilih.

Contoh perhitungan:

Komponen	Nominal
Nominal pinjaman awal	Rp100.000.000
Kontribusi perusahaan	20%
Porsi perusahaan	Rp20.000.000
Total pembayaran karyawan	Rp80.000.000
Periode cicilan	40 bulan
Cicilan per bulan	Rp2.000.000

Simulasi menggunakan cicilan pokok tanpa bunga atau komponen tambahan. Nilai aktual mengikuti konfigurasi pinjaman dan aturan pembulatan yang berlaku.

Dengan perhitungan otomatis, HR tidak perlu menghitung pembagian nominal pinjaman dan cicilan secara terpisah sebelum menyimpan transaksi.

3. Integrasikan Komponen Pinjaman ke dalam Proses Payroll

Menghitung cicilan saja belum cukup. Tim Payroll juga perlu memastikan bahwa komponen terkait pinjaman tercermin dalam proses penggajian sesuai dengan rincian pinjaman yang tercatat.

Pada pembaruan ini, Mekari Talenta mendukung pembuatan komponen pendapatan secara otomatis untuk pinjaman jenis COP saat proses Run Payroll.

Komponen tersebut dihasilkan berdasarkan rincian pinjaman dan memiliki nominal yang sesuai dengan Total repayment amount pada data pinjaman.

Dengan mekanisme ini, tim Payroll tidak perlu menambahkan tunjangan khusus secara manual untuk komponen COP tersebut.

Komponen otomatis ini juga mengikuti status pinjaman. Ketika pinjaman sudah berstatus Settled atau Terminated, komponen tersebut tidak lagi disertakan dalam proses payroll berikutnya.

Hal ini membantu mengurangi pekerjaan administratif saat memproses payroll untuk karyawan yang mengikuti program pinjaman perusahaan.

4. Pantau Rincian dan Laporan Pinjaman dengan Lebih Transparan

Dalam mengelola pinjaman karyawan, HR dan Finance perlu memantau pembagian kontribusi perusahaan serta memastikan data pinjaman tercatat dengan jelas untuk kebutuhan rekonsiliasi dan audit.

Melalui pembaruan Loan Management, informasi kontribusi perusahaan kini tersedia di Loan Detail, Activity Logs, dan Loan Yearly Report.

• Loan Detail: Menampilkan nominal pinjaman awal (Loan amount), persentase kontribusi perusahaan (Company contribution (%)), dan total pembayaran karyawan (Total repayment amount).
• Activity Logs: Mencatat aktivitas terkait pinjaman dengan kontribusi perusahaan untuk mendukung penelusuran dan audit transaksi.
• Loan Yearly Report: Menyediakan kolom Loan amount, Company contribution (%), dan Total repayment amount. Kolom Amount pada laporan sebelumnya juga diperbarui menjadi Total repayment amount.

Kolom tambahan ini tersedia pada tampilan laporan dan file Excel hasil ekspor. Untuk pinjaman yang tidak menggunakan kontribusi perusahaan atau pinjaman yang tercatat sebelum fitur dirilis, kolom Loan amount dan Company contribution (%) akan menampilkan tanda “-”. Data historis tidak otomatis diperbarui dengan informasi kontribusi perusahaan.

Dengan rincian transaksi dan laporan yang lebih terstruktur, HR dan Finance dapat memantau pembagian pinjaman serta kewajiban pembayaran karyawan tanpa perlu mengandalkan catatan terpisah.

5. Impor Data Pinjaman dengan Kontribusi Perusahaan secara Massal

Bagi perusahaan yang mengelola banyak pinjaman karyawan, memasukkan transaksi satu per satu dapat menambah beban administratif.

Untuk mendukung pengelolaan data dalam jumlah besar, template Loan Import kini dilengkapi kolom opsional Company contribution (%).

Saat mengimpor pinjaman, HR atau Payroll Admin dapat mengisi persentase kontribusi perusahaan pada kolom tersebut jika kebijakan pinjaman yang dipilih mendukung skema kontribusi.

Cara kerjanya adalah sebagai berikut:

• Persentase diisi: Sistem menggunakan Loan Amount sebagai nominal pinjaman awal dan menghitung total pembayaran karyawan berdasarkan persentase kontribusi yang dimasukkan.
• Persentase dikosongkan: Sistem memperlakukan kontribusi sebagai 0%, sehingga seluruh nominal pinjaman menjadi kewajiban pembayaran karyawan.
• Policy tidak mengaktifkan kontribusi perusahaan: Nilai pada kolom kontribusi diabaikan dan proses impor mengikuti mekanisme sebelumnya.

Kolom ini bersifat opsional, sehingga template lama yang belum memiliki kolom tersebut tetap dapat digunakan sesuai aturan impor yang berlaku.

Dengan dukungan impor massal, HR dapat mencatat pinjaman dengan kontribusi perusahaan tanpa harus memasukkan seluruh transaksi secara manual.

Hal yang Perlu Diperhatikan saat Menggunakan Loan Company Contribution

Agar pengelolaan pinjaman berjalan sesuai kebijakan perusahaan, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pastikan modul Loan aktif. Perusahaan perlu memiliki modul Loan yang aktif dan setidaknya satu Loan Policy yang mendukung kontribusi perusahaan.
2. Tentukan skema kontribusi pada Loan Policy. Gunakan persentase standar jika perusahaan menerapkan ketentuan tetap. Jika tidak, HR dapat mengisi persentase pada setiap transaksi.
3. Periksa nominal pinjaman dan persentase kontribusi. Pastikan data yang dimasukkan sesuai dengan kebijakan pinjaman. Kolom Company contribution (%) hanya menerima angka bulat; input desimal akan ditolak.
4. Klik Calculate installment. Pastikan perhitungan total pembayaran dan rincian cicilan sudah terbentuk sebelum menyimpan pinjaman.
5. Perhatikan perubahan setelah cicilan dibayar. Jika satu atau lebih cicilan sudah berstatus Paid, kolom NOP dan Company contribution (%) tidak dapat diedit.
6. Pahami batasan data historis. Fitur ini tidak melakukan perhitungan ulang atau penetapan kontribusi secara retroaktif pada pinjaman yang tercatat sebelum peluncuran.
7. Perhatikan tampilan di Employee Self-Service (ESS). Karyawan tidak dapat melihat pemisahan antara NOP dan porsi yang ditanggung perusahaan melalui ESS. Payslip hanya menampilkan total pembayaran bersih dan cicilan sesuai mekanisme yang berlaku.

Dengan memahami ketentuan tersebut, HR dapat mengonfigurasikan kebijakan dan mengelola transaksi pinjaman secara lebih konsisten.

Saatnya Kelola Pinjaman Karyawan Lebih Praktis dengan Mekari Talenta

Pengelolaan pinjaman dengan kontribusi perusahaan membutuhkan perhitungan yang tepat, pencatatan yang transparan, dan integrasi dengan proses payroll.

Melalui pembaruan Loan Management di Mekari Talenta, perusahaan dapat mengatur skema kontribusi pada Loan Policy, menghitung kewajiban pembayaran karyawan secara otomatis, menghasilkan komponen payroll untuk pinjaman COP, serta meninjau rincian pinjaman melalui Loan Detail, Activity Logs, dan Loan Yearly Report.

Sederhanakan administrasi pinjaman karyawan dengan Mekari Talenta. Jelajahi pembaruan Loan Management dan kelola program pinjaman perusahaan dengan perhitungan serta pencatatan yang lebih terstruktur.