[Product Team Talenta Moderator]

Up

3

::

Halo, HR Heroes!

Salam kenal saya Reni dari Senior Product Manager Mekari Talenta. Nah, kali ini kami akan menginformasikan beberapa pembaruan di fitur Document Template yang sudah banyak ditanyakan sebelumnya dan ditunggu-tunggu sama teman-teman HR di sini, nih.

Mungkin bagi teman-teman HR yang baru pertama kali dengar fitur ini ada yang masih bertanya-tanya, “Fitur Document Template tuh buat apa emang?”, “Kegunaannya bisa dipake bikin apa aja? “. Okee, jadi Document Template adalah feature yang dapat digunakan untuk membuat berbagai dokumen karyawan yang terautomatisasi dengan berbagai data karyawan.

Terus apa lagi kelebihan atau kegunaan dari fitur ini?

• Penomoran surat terautomatisasi ✅
• Tracking dokumen yang dikeluarkan ✅
• Formula untuk ekstak data photo, riwayat pendidikan, riwayat pekerjaan, data keluarga, sertifikat, payroll, custom field karyawan dan berbagai data lainnya ✅

Terus fitur Document Template juga udah banyak digunakan untuk membuat surat keterangan, surat rekomendasi, promosi, surat perjanjian kerja, dll. 

Penasaran ada update apa aja di fitur ini? Cekidot penjelasannya di bawah yaa~

 

[Product Team Talenta Moderator]

1. Dokumen Otomatis tersimpan di Employee File

Sekarang, setiap dokumen yang diekspor dari Document Template bisa langsung tersimpan di folder karyawan di Employee File. Karyawan gak perlu lagi untuk cari dokumen/surat di email ataupun dichat. Jadi bisa akses lebih gampang deh tiap kali dibutuhin!

[Product Team Talenta Moderator]

2. Integrasi dengan eSign (Tanda Tangan Digital)

Fitur Document Template juga udah terintegrasi dengan eSign loh! Artinya, setiap dokumen karyawan bisa ditandatangani secara digital oleh pihak yang bertanggung jawab. Setelah dokumen ditandatangani atau diberikan materai, HR bisa langsung mendownloadnya.

Atau ada yang pernah ngerasain proses tanda tangan dokumen butuh waktu lama? Belum lagi kalau pihak yang bersangkutan lagi gak da di tempat atau punya jadwal yang padat. Nah, dengan fitur ini prosesnya bakal jadi lebih cepat dan bisa dilakuin kapanpun dan di mana pun.

Anyway, tanda tangan digital juga diakui secara hukum dan bisa bantu perusahaan memenuhi persyaratan kepatuhan dengan proses yang simpel.

[Product Team Talenta Moderator]

3. Shortcode Baru: Format Tanggal

Terakhir, kami juga sudah menambahkan beberapa shortcode baru untuk format tanggal. Kalau sebelumnya format tanggal seperti ini: 02-01-2024, sekarang sudah bisa tampil lebih natural seperti: 2 Januari 2024.

[SULIANA Rookie]

Halo, ini berarti hanya berlaku untuj dokumen template yg uploaded template seperti surat ketrangan yah?

Bagaimana dengan dokumen template yg terhubung dengan emloyee transfer seperti surat mutasi, surat pengangkatan karywn tetap atau surat promosi?

Apakah ketika melakukan employee transfer dan kita klik dokumen template nya bs otomatis terbentuk dan masuk ke employee file?

Karena saat ini problem yg saya alami adalah setiap saya klik download dokumen nya nomer surat nya bertambah / running pdhal utk transaksi yang sama.

Mohon penjelasan dan updatenya karena ini sangat membantu jika bs di pakai.terima kasih

[Product Team Talenta Moderator]

Halo mba Suliana

Untuk otomatis tersimpan ke employee transfer sudah bisa langsung mba untuk dokumen dengan kategori “Employee Transfer.”

Namun mba perlu melakukan edit document di document template, dan ceklis pengaturan untuk langsung dikoneksikan ke Employee File.

[Albert Yosua Matatula Rookie]

Terima kasih banyak atas update lengkapnya mengenai fitur Document Template Talenta! Pembaruan seperti otomatis penyimpanan dokumen ke Employee File dan integrasi dengan eSign tentu sangat membantu mempercepat proses administrasi HR dan meminimalisir risiko kehilangan dokumen.

Mba Suliana, saya juga mengalami hal serupa terkait nomor surat yang terus bertambah saat download dokumen untuk transaksi yang sama. Senang mendengar bahwa untuk kategori “Employee Transfer” sudah bisa otomatis tersimpan ke Employee File dengan pengaturan yang tepat. Semoga fitur ini terus dikembangkan agar makin seamless dan mengurangi pekerjaan manual kita.