Ada 2 kelompok besar orang dalam menyikapi pekerjaan mereka, yang pertama : sebagian besar orang tetap sibuk dengan berbagai kegiatan sehari-hari, (Yang kedua) tetapi hanya sedikit yang benar-benar menyelesaikan tugas-tugas penting. Perbedaan yang mendasar antara kedua kelompok ini adalah kemampuan untuk membuat prioritas. Dengan menetapkan prioritas yang jelas, seseorang dapat memfokuskan energi dan waktunya pada hal-hal yang benar-benar membawa dampak signifikan, bukan hanya pada aktivitas yang terlihat produktif secara superfisial tetapi tidak menghasilkan nilai nyata.

Di Google, saya menemukan cara tepat yang benar-benar bisa membuat suatu perbedaan besar.

Berikut 8 metode yang bisa bantu kamu jadi lebih produktif :

⬇️ Untuk Produktivitas Pribadi:

1.      Prinsip Pareto (80/20)

• 80% hasil berasal dari 20% usaha
• Fokuslah pada tugas yang punya dampak terbesar/terbanyak, Anda dapat fokus pada upaya lebih efisien dan mencapai hasil yang lebih besar.

2.      Metode Ivy Lee

• Tulis 6 tugas utama untuk besok
• Selesaikan satu per satu, sesuai urutan

3.      MIT (Most Important Task)

• Pilih tugas paling krusial untuk hari itu
• Kerjakan duluan, sebelum yang lain

4.      Matriks Eisenhower

• Klasifikasikan tugas berdasarkan urgensi dan pentingnya
• Fokus pada tugas yang mendesak dan penting dulu

Matriks ini membantu Anda mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingannya, yang terdapat dalam 4 kuadran:

1. Penting dan Mendesak : Lakukan tugas-tugas ini segera.
2. Penting tapi Tidak Mendesak : Jadwalkan tugas-tugas ini untuk memastikan mereka terselesaikan.
3. Tidak Penting tapi Mendesak : Delegasikan tugas-tugas ini jika memungkinkan.
4. Tidak Penting dan Tidak Mendesak : Pertimbangkan untuk menghapus tugas-tugas ini untuk menghemat waktu.

⬇️ Untuk Efisiensi Tim:

5.      Matriks RACI

• Tentukan siapa yang Bertanggung Jawab dan Akuntabel
• Jelas siapa yang perlu dikonsultasikan dan diinformasikan

Matriks RACI adalah alat manajemen yang membantu menjelaskan peran dan tanggung jawab dalam sebuah proyek atau tugas. Singkatan RACI berarti:

1. R – Responsible (Bertanggung Jawab): Orang yang melakukan pekerjaan atau tugas. Mereka bertanggung jawab atas penyelesaian tugas tersebut.
2. A – Accountable (Akuntabel): Orang yang memiliki wewenang dan bertanggung jawab akhir atas tugas. Hanya ada satu orang akuntabel untuk setiap tugas.
3. C – Consulted (Dikonsultasikan): Orang yang harus diajak berkonsultasi sebelum keputusan dibuat atau tindakan diambil. Mereka memberikan saran dan masukan.
4. I – Informed (Diinformasikan): Orang yang perlu diberi informasi tentang kemajuan atau hasil tugas. Mereka tidak terlibat langsung dalam tugas tersebut.

Dengan menggunakan Matriks RACI, Anda dapat dengan jelas menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap bagian proyek, siapa yang memiliki wewenang akhir, siapa yang perlu diajak berkonsultasi, dan siapa yang perlu diberi informasi. Ini membantu menghindari kebingungan dan memastikan bahwa semua orang tahu peran mereka dalam proyek.

6.      Metode MoSCoW

• Kategorikan tugas menjadi Must, Should, Could, dan Won’t
• Fokus pada yang benar-benar penting

Metode MoSCoW adalah alat yang membantu dalam mengelompokkan tugas atau fitur berdasarkan prioritasnya. Singkatan MoSCoW berarti:

1. Must (Harus): Tugas atau proyek ini sangat penting dan harus diselesaikan. Tanpa ini, proyek atau tugas tidak akan berhasil. Ini adalah prioritas tertinggi.
2. Should (Sebaiknya): Tugas atau fitur ini penting, tetapi tidak wajib diselesaikan segera. Jika mungkin, sebaiknya dilakukan setelah tugas “Must” selesai.
3. Could (Bisa): Tugas atau fitur ini bukan prioritas utama dan dapat dilakukan jika ada waktu tambahan. Mereka merupakan tambahan yang bagus tetapi tidak terlalu kritis.
4. Won’t (Tidak Akan): Tugas atau fitur ini tidak akan dilakukan dalam waktu dekat. Tugas ini mungkin akan dipertimbangkan untuk masa depan tetapi tidak penting untuk saat ini

Dengan menggunakan metode ini, Anda dapat memfokuskan upaya Anda pada tugas-tugas yang benar-benar penting dan memastikan bahwa hal-hal yang kritis tidak terlewatkan. Ini membantu dalam pengelolaan waktu dan sumber daya yang lebih efisien.

7.      SMART Goals

• Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur
• Spesifik, Dapat dicapai, dan Berjangka waktu

SMART Goals adalah kerangka kerja untuk menetapkan tujuan yang jelas dan terukur. SMART adalah singkatan dari:

1. S – Specific (Spesifik): Tujuan harus jelas dan spesifik, sehingga semua orang yang terlibat memahami apa yang harus dicapai. Misalnya, daripada mengatakan “ingin meningkatkan penjualan,” lebih baik mengatakan “ingin meningkatkan penjualan produk X sebesar 10% dalam tiga bulan ke depan.”
2. M – Measurable (Dapat Diukur): Tujuan harus dapat diukur, sehingga Anda dapat melihat sejauh mana kemajuan telah dicapai. Ini melibatkan menetapkan indikator atau kriteria yang dapat diukur. Misalnya, “meningkatkan penjualan sebesar 10%” adalah tujuan yang dapat diukur.
3. A – Achievable (Dapat Dicapai): Tujuan harus realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia. Ini berarti menetapkan tujuan yang menantang tetapi masih dalam jangkauan. Misalnya, “meningkatkan penjualan sebesar 10%” mungkin lebih realistis daripada “meningkatkan penjualan sebesar 100%.”
4. R – Relevant (Relevan): Tujuan harus relevan dengan visi dan misi Anda. Pastikan tujuan yang ditetapkan penting dan sesuai dengan arah umum yang ingin Anda capai. Misalnya, “meningkatkan penjualan produk X” harus relevan dengan tujuan bisnis Anda secara keseluruhan.
5. T – Time-bound (Berjangka Waktu): Tujuan harus memiliki batas waktu yang jelas. Ini memberikan tenggat waktu untuk mencapai tujuan dan membantu menjaga fokus serta motivasi. Misalnya, “mencapai peningkatan penjualan sebesar 10% dalam tiga bulan ke depan.”

Dengan menetapkan tujuan yang SMART, Anda dapat memastikan bahwa tujuan Anda jelas, terukur, realistis, relevan, dan memiliki batas waktu yang membantu dalam perencanaan dan pencapaian tujuan.

8.      Metode Kanban

• Gunakan papan untuk melacak pekerjaan yang sedang berjalan
• Identifikasi hambatan sebelum menghambat kamu

Metode Kanban adalah alat manajemen visual yang digunakan untuk melacak pekerjaan yang sedang berjalan dan mengidentifikasi hambatan sebelum menghambat kemajuan. Ini adalah cara yang efektif untuk mengelola alur kerja dan memastikan bahwa semua tugas dapat diselesaikan secara efisien.

1. Gunakan Papan Tulis untuk Memonitor Pekerjaan yang Sedang Berjalan: Papan Kanban biasanya dibagi menjadi beberapa kolom yang mewakili tahap-tahap yang berbeda dalam proses pekerjaan, seperti “To Do” (Tugas yang harus dilakukan), “In Progress” (Sedang dikerjakan), dan “Done” (Selesai). Setiap tugas dituliskan pada kartu dan ditempatkan di kolom yang sesuai. Ketika pekerjaan bergerak maju, kartu-kartu tersebut dipindahkan ke kolom berikutnya. Ini memberikan gambaran visual tentang status setiap tugas dan membantu tim melihat progres pekerjaan secara keseluruhan.
2. Identifikasi Hambatan Sebelum Menghambat Kamu: Dengan menggunakan papan Kanban, Anda dapat dengan mudah melihat di mana ada hambatan atau bottleneck dalam alur kerja. Jika ada kartu yang terjebak di satu kolom terlalu lama, ini bisa menjadi indikasi bahwa ada masalah yang perlu diatasi. Identifikasi hambatan ini lebih awal memungkinkan tim untuk mengambil tindakan yang diperlukan sebelum masalah tersebut menghambat kemajuan lebih lanjut.

Kebanyakan orang membiarkan tugas-tugas mengendalikan mereka, tapi para pelaku terbaik mengambil kendali.

“Ambil kendali hari ini dan lihat perubahan besar yang Anda buat.”

Metode mana yang paling sering Anda gunakan?