[Siti Nurlaela Rookie]

Up

0

::

Permohonan Informasi Paket Talenta Form (Unlimited Questions & Submission)
Kepada Yth.
Tim Talenta by Mekari

Dengan hormat,

Perkenalkan kami dari PT BPR Dana Mandiri Bogor (Bank DMB). Saat ini kami sedang melakukan pengembangan dan penguatan proses Human Resources khususnya pada area resign dan offboarding karyawan agar berjalan lebih efektif, terarah, terdokumentasi dengan baik, serta memiliki standar proses yang konsisten di seluruh unit kerja.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin meminta informasi terkait paket Talenta Form yang menyediakan fitur unlimited pertanyaan (questions) dan unlimited submission (pengajuan/form submission).

Adapun kebutuhan kami saat ini adalah penggunaan menu Form pada Talenta untuk mendukung proses sebagai berikut:

Latar Belakang Kebutuhan
Dalam operasional HR kami, proses pengunduran diri karyawan dan offboarding masih melibatkan beberapa tahapan administrasi yang tersebar pada berbagai media, seperti email, dokumen manual, file spreadsheet, dan komunikasi melalui aplikasi pesan. Kondisi tersebut menimbulkan beberapa tantangan, antara lain:

Pengajuan resign tidak tercatat dalam satu sistem terpusat.
Dokumen pendukung sering kali tidak lengkap atau terlambat dikumpulkan.
Monitoring status offboarding sulit dilakukan secara real-time.
Koordinasi antar divisi terkait (HR, IT, General Affair, Finance, Audit, dan atasan langsung) membutuhkan waktu yang lebih panjang.
Risiko adanya tahapan yang terlewat, seperti pengembalian aset, penutupan akses sistem, atau clearance administrasi.
Dokumentasi historis untuk kebutuhan audit internal dan kepatuhan perusahaan menjadi kurang optimal.
Untuk mengatasi hal tersebut, kami berencana memanfaatkan fitur Talenta Form sebagai media utama pengajuan dan pengelolaan proses resign dan offboarding secara digital.

Rencana Penggunaan Talenta Form
Menu Form akan kami gunakan untuk beberapa jenis formulir, antara lain:

1. Form Pengajuan Resign Karyawan
Form ini akan diisi langsung oleh karyawan yang mengajukan pengunduran diri dengan informasi seperti:

Nama karyawan
NIK
Jabatan
Divisi / cabang
Tanggal pengajuan resign
Tanggal efektif resign
Alasan pengunduran diri
Upload surat resign
Nomor kontak yang dapat dihubungi
Pernyataan penyelesaian pekerjaan
Dengan adanya form digital, seluruh pengajuan resign dapat langsung terdokumentasi dan diteruskan kepada pihak terkait sesuai alur persetujuan yang ditetapkan perusahaan.

2. Form Exit Interview
Kami juga berencana menggunakan Talenta Form untuk proses exit interview guna memperoleh masukan dari karyawan yang keluar terkait:

Alasan utama resign
Penilaian terhadap atasan
Penilaian lingkungan kerja
Penilaian kompensasi dan benefit
Kesempatan pengembangan karier
Saran perbaikan perusahaan
Data ini sangat penting bagi kami untuk analisis turnover, peningkatan employee experience, serta penyusunan strategi retensi karyawan.

3. Form Checklist Offboarding
Form checklist akan digunakan untuk memastikan seluruh tahapan offboarding dilakukan secara lengkap, antara lain:

Serah terima pekerjaan
Pengembalian ID Card
Pengembalian laptop / perangkat kerja
Pengembalian dokumen perusahaan
Penutupan akses email
Penutupan akses aplikasi dan sistem
Penyelesaian pinjaman karyawan (jika ada)
Clearance finance
Clearance GA
Clearance IT
Persetujuan atasan langsung
Verifikasi HR
Dengan checklist digital, kami berharap setiap pihak dapat melakukan update status secara langsung sehingga progres offboarding dapat dimonitor secara transparan.

Kebutuhan Unlimited Questions
Berdasarkan desain proses yang sedang kami susun, setiap formulir memiliki jumlah pertanyaan yang cukup banyak karena mencakup beberapa bagian sekaligus, seperti:

Data identitas
Informasi administrasi
Persetujuan atasan
Checklist aset
Checklist akses sistem
Evaluasi pekerjaan
Exit interview
Dokumentasi pendukung
Pernyataan dan konfirmasi
Dalam satu formulir, jumlah pertanyaan dapat melebihi batas standar yang umumnya tersedia pada paket basic. Oleh karena itu kami membutuhkan informasi mengenai paket yang mendukung unlimited questions atau setidaknya memiliki kapasitas yang sangat besar sehingga tidak membatasi pengembangan workflow kami di kemudian hari.

Kebutuhan Unlimited Submission
Perusahaan kami memiliki jumlah karyawan yang cukup besar dan tersebar pada beberapa unit kerja serta cabang operasional. Selain untuk resign dan offboarding, ke depannya fitur Form kemungkinan akan kami kembangkan untuk kebutuhan lain, seperti:

Pengajuan mutasi
Pengajuan promosi
Pengajuan perubahan data karyawan
Pengajuan pelatihan
Form evaluasi kompetensi
Form coaching dan counseling
Form pengajuan fasilitas karyawan
Form assessment internal
Form monitoring kepatuhan administrasi HR
Dengan rencana pengembangan tersebut, kami memerlukan kapasitas submission yang tidak dibatasi agar penggunaan sistem dapat berjalan optimal tanpa khawatir mencapai limit pengajuan bulanan maupun tahunan.

Harapan Integrasi Proses HR
Kami melihat bahwa penggunaan Talenta Form memiliki potensi besar untuk membantu perusahaan dalam melakukan otomatisasi proses HR, khususnya pada tahapan offboarding yang melibatkan banyak pihak.

Harapan kami, proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat berubah menjadi:

Terpusat dalam satu platform.
Terstandarisasi sesuai SOP perusahaan.
Mudah dimonitor oleh HR dan manajemen.
Memiliki jejak audit (audit trail) yang jelas.
Meminimalkan human error dan dokumen yang terlewat.
Mempercepat proses clearance karyawan.
Mendukung kepatuhan internal dan kebutuhan audit.
Selain itu, dokumentasi digital yang tersimpan dalam sistem akan sangat membantu kami dalam proses:

Audit internal
Pemeriksaan kepatuhan
Monitoring SLA offboarding
Pelaporan manajemen
Analisis data turnover dan resign trend
Informasi yang Kami Butuhkan
Mohon bantuannya untuk memberikan informasi lebih lanjut mengenai:

A. Paket Talenta Form
Nama paket yang mendukung unlimited questions.
Nama paket yang mendukung unlimited submissions.
Perbedaan fitur antar paket yang tersedia.

B. Kapasitas Penggunaan
Batas jumlah form yang dapat dibuat.
Batas jumlah pertanyaan per form.
Batas jumlah submission per bulan atau per tahun.
Kapasitas penyimpanan file upload pada form.

C. Fitur Pendukung Workflow
Kami juga ingin mengetahui apakah tersedia fitur:

Approval bertingkat (multi-level approval)
Notifikasi otomatis melalui email
Reminder untuk approver
Tracking status pengajuan
Export data ke Excel
Dashboard monitoring submission
Integrasi dengan data karyawan Talenta
Pembatasan akses berdasarkan role atau divisi

D. Informasi Biaya
Mohon informasikan:

Harga paket per bulan / per tahun.
Minimum jumlah karyawan atau lisensi.
Biaya tambahan apabila mengaktifkan fitur unlimited.
Apakah terdapat add-on khusus untuk Talenta Form.
Skema implementasi dan support yang tersedia.
Estimasi Kebutuhan Perusahaan
Sebagai gambaran awal, penggunaan form ini akan melibatkan:

Karyawan aktif sebagai pengaju.
Atasan langsung sebagai approver.
HR sebagai administrator dan verifier.
Divisi pendukung seperti IT, GA, Finance, dan Audit sebagai pihak clearance.
Dengan demikian, intensitas penggunaan form diperkirakan akan cukup tinggi dan bersifat berkelanjutan, bukan hanya untuk kebutuhan sesekali.

Penutup
Demikian permohonan informasi ini kami sampaikan. Besar harapan kami untuk memperoleh penjelasan mengenai paket Talenta Form yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan, khususnya untuk mendukung proses request resign dan offboarding karyawan secara digital, terarah, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik.

Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.