[Afdhal Rabbani Putra Rookie]

Up

0

::

Halo, HR 101 Community! 👋

Pernahkah Anda perlu membagikan SOP khusus untuk satu cabang, tapi harus memilih nama karyawan satu per satu?

Atau ketika ada karyawan baru masuk, Anda harus kembali mengecek dan memperbarui daftar penerima file secara manual?

Kini, pengelolaan dokumen di Talenta dibuat lebih praktis. Company Files dan My Files hadir dengan tampilan yang lebih rapi dan konsisten di web maupun mobile, sekaligus membawa cara baru untuk membagikan Company Files berdasarkan kriteria karyawan.

Jadi, Admin tidak perlu lagi repot mengatur akses file satu per satu, sementara karyawan bisa menemukan dokumen yang mereka butuhkan dengan pengalaman yang lebih konsisten di berbagai perangkat.

Lihat Fitur
https://s.id/files-tca

Apa yang Baru?

Beberapa pembaruan yang hadir di Company Files dan My Files:

• Bagikan Company Files berdasarkan kriteria seperti Branch, Organization, Job Level, Job Position, Employment Status, dan SBU Group, atau kombinasikan beberapa kriteria sekaligus.
• Penerima file otomatis diperbarui sesuai kriteria. Karyawan baru yang memenuhi kriteria akan langsung mendapatkan akses tanpa perlu ditambahkan secara manual.
• Kelola dokumen lebih rapi dengan sub-folder berjenjang hingga 100 level.
• Preview file dalam layar penuh agar dokumen lebih mudah dibaca sebelum diunduh.
• Atur reminder untuk mengingatkan karyawan agar memeriksa file yang baru ditambahkan.
• My Files di web tampil dengan desain baru, tanpa mengubah fitur dan hak akses yang sudah tersedia sebelumnya.
• Files di Talenta Mobile juga diperbarui, sehingga pengalaman mengakses Company Files dan My Files lebih konsisten dengan versi web.
• Activity log lebih informatif, termasuk mencatat unggahan yang dilakukan melalui web, mobile, maupun bulk import.

Mari lihat bagaimana pembaruan ini membantu pengelolaan dokumen sehari-hari.

1. Bagikan Company Files Sesuai Kebutuhan Karyawan

Tidak semua dokumen perusahaan perlu diakses oleh semua karyawan.

SOP untuk cabang tertentu, misalnya, mungkin hanya relevan untuk karyawan di cabang tersebut. Begitu juga dokumen yang hanya berlaku untuk level jabatan atau status kepegawaian tertentu.

Sebelumnya, Admin dapat membagikan file ke semua karyawan atau memilih penerima secara manual. Sekarang, Company Files dapat dibagikan berdasarkan kriteria karyawan.

Saat membuat atau mengedit Company File, tersedia dua pilihan pada bagian Share to:

• Apply to all employees — file dapat diakses seluruh karyawan aktif, termasuk karyawan baru yang bergabung.
• Based on Criteria — tentukan penerima berdasarkan Branch, Organization, Job Level, Job Position, Employment Status, SBU Group, atau pilih karyawan tertentu.

Anda juga bisa menggunakan lebih dari satu kriteria untuk menentukan penerima file.

>> Tidak perlu update penerima setiap ada karyawan baru <<

Pembaruan ini juga membuat distribusi file lebih praktis. Misalnya, Anda membagikan SOP Operasional khusus untuk karyawan di Branch Jakarta.

Ketika ada karyawan baru yang bergabung ke Branch Jakarta dan memenuhi kriteria tersebut, akses ke file akan otomatis mengikuti kriterianya. Jadi, Admin tidak perlu membuka Company File dan menambahkan karyawan tersebut secara manual.

2. Kelola Company Files dalam Folder yang Lebih Rapi

Semakin banyak dokumen yang disimpan, semakin penting struktur folder yang jelas.

Kini, Company Files mendukung sub-folder berjenjang hingga 100 level, sehingga Admin dapat mengatur dokumen sesuai kebutuhan perusahaan.

Anda bisa membuat sub-folder baru atau mengunggah folder yang sudah ada, kemudian berpindah antar-folder menggunakan breadcrumb.

File di dalamnya juga lebih mudah dikelola. Admin dapat:

• Preview file dalam layar penuh
• Download file
• Rename file tanpa mengubah ekstensi
• Delete file

Perlu diperhatikan, ketika Company File pada level teratas dihapus, seluruh sub-folder dan file di dalamnya juga akan terhapus secara permanen.

>> Ingatkan karyawan untuk membuka dokumen baru <<

Ada dokumen yang penting untuk segera dibaca setelah diunggah? Gunakan Reminder to check the newly added file untuk menjadwalkan pengingat kepada karyawan.

Admin dapat menentukan tanggal reminder, memilih berapa hari sebelum tanggal tersebut pengingat dikirim, serta menambahkan pesan singkat hingga 256 karakter.

Dengan begitu, dokumen penting tidak hanya dibagikan, tetapi juga lebih mudah diingat untuk segera diperiksa.

3. Tampilan My Files di Web Kini Lebih Rapi 

Selain Company Files, halaman My Files pada profil karyawan juga mendapat tampilan baru.

Desainnya kini lebih konsisten dengan tampilan modul Talenta lainnya, tanpa mengubah fitur maupun hak akses yang sudah tersedia. Admin dan karyawan tetap dapat:

• Mengunggah beberapa file sekaligus
• Mengategorikan dan mengganti nama file
• Mengedit dan menghapus file
• Menjelajahi folder perusahaan
• Mencari file
• Preview file dalam layar penuh

Jadi, pembaruan ini tidak mengubah cara kerja atau governance file yang sudah ada. Yang berubah adalah pengalaman saat menggunakannya.

4. Akses Files Lebih Konsisten di Talenta Mobile

Pengalaman Files di Talenta Mobile juga diperbarui. Pada menu Files, karyawan dapat mengakses:

• Company Files: Untuk melihat dokumen perusahaan yang memang dapat mereka akses.
• My Files: Untuk mengelola dokumen milik mereka sendiri.

Company Files di mobile kini juga mendukung folder dan deskripsi folder, sehingga karyawan dapat lebih mudah menemukan dokumen yang dibutuhkan saat mengaksesnya dari smartphone.

Semua kemampuan yang sebelumnya tersedia tetap dapat digunakan, seperti preview, download, dan melihat informasi file di Company Files, serta menambah, mengedit, preview, download, dan menghapus file di My Files.

5. Aktivitas Upload Lebih Mudah Dilacak

Setiap unggahan file kini tercatat lebih detail di activity log. Informasi unggahan dapat ditelusuri baik ketika file ditambahkan melalui web, maupun aplikasi mobile.

Pembaruan ini membantu Admin memiliki visibility yang lebih jelas terhadap aktivitas pengelolaan dokumen di Talenta.

Cara Mengaktifkan FItur

Seluruh pembaruan ini dirilis secara bertahap , dan tidak memerlukan biaya langganan tambahan di luar entitlement Files yang sudah dimiliki perusahaan Anda.

• Company Files (web, Admin): langsung tersedia di Company > Files > Company files begitu perusahaan Anda menerima rilis; buat atau edit Company File seperti biasa untuk melihat opsi Based on Criteria.
• My Files (web, karyawan & Admin): tersedia otomatis di halaman profil karyawan, mengikuti jadwal rilis yang sama dengan Company Files — kedua tampilan baru ini selalu diterima bersamaan agar tidak ada satu halaman yang tampil lama sementara halaman lainnya sudah tampil baru.
• Company Files & My Files (mobile): tersedia otomatis begitu update aplikasi Talenta Mobile Anda menerima rilis ini.

Keterbatasan yang Perlu Diketahui

• Company Files — kriteria distribusi hanya berlaku per perusahaan (belum mendukung filter lintas anak perusahaan di Multi Company Management); bulk download seluruh isi Company File untuk saat ini belum tersedia; batas unggah tetap 10 MB per file dan 1 GB per batch.
• My Files (web) — belum ada perubahan pada peran akses atau izin; halaman ini murni pembaruan tampilan dan platform.
• Mobile — Company Files di mobile tetap bersifat konsumsi saja (karyawan tidak bisa mengunggah atau mendistribusikan Company Files lewat aplikasi);

Kelola Dokumen Tanpa Repot Mengatur Satu per Satu

Dengan pembaruan ini, Admin tidak perlu lagi terus-menerus memperbarui penerima file setiap kali ada perubahan karyawan. Tentukan kriterianya sekali, lalu biarkan daftar penerima mengikuti kondisi karyawan di perusahaan.

Ditambah tampilan baru di web dan mobile, pengelolaan Company Files dan My Files kini lebih rapi, lebih konsisten, dan lebih mudah digunakan sehari-hari.

Coba buat Company File baru dengan opsi Based on Criteria dan lihat bagaimana distribusi dokumen bisa menjadi lebih praktis.

👉Coba Fitur
https://s.id/delegated-admin

Butuh panduan lengkap mengenai cara menggunakan fitur ini? Kunjungi
Sekilas Tentang My Files dan Bagaimana Cara Mengelola Files (Dokumen) Talenta.

Bagikan pengalamanmu di komunitas dan beri tahu kami jika ada pertanyaan! 💬