[Shaine Glorvina Mathea Rookie]

Up

0

::

Di banyak perusahaan, proses approval masih dimulai dari chat.

 

Request dikirim lewat WhatsApp, dokumen dilampirkan manual, lalu tim tinggal menunggu atasan approve. Awalnya terasa praktis. Tapi ketika request makin banyak, proses ini mulai sulit dikontrol.

 

Request bisa tenggelam. Dokumen bisa tercecer. Status approval tidak jelas. Tim pun harus follow up berkali-kali hanya untuk memastikan apakah request sudah disetujui, ditolak, atau masih menunggu review.

 

Kenapa approval lewat chat bisa jadi masalah?

 

Masalah approval manual biasanya bukan karena timnya tidak rapi, tapi karena prosesnya belum terdokumentasi dengan jelas.

 

Ketika approval hanya berjalan lewat chat, perusahaan akan sulit melacak siapa yang membuat request, siapa yang harus approve, status terakhirnya apa, dokumen pendukungnya mana, dan kenapa keputusan tertentu diambil.

 

Untuk proses yang melibatkan Finance, HR, Procurement, atau Operations, hal kecil seperti ini bisa membuat pekerjaan jadi lambat dan rawan miskomunikasi.

 

Apa yang bisa mulai dirapikan?

 

Sebelum membuat sistem, tim bisa mulai dari hal dasar:

1. Petakan alur request dari awal sampai selesai.
2. Tentukan siapa requester, reviewer, dan approver.
3. Buat status yang jelas seperti Submitted, In Review, Approved, Rejected, atau Revision Needed.
4. Standarkan data dan dokumen yang wajib diisi.
5. Pastikan setiap keputusan punya history yang bisa dilacak.

 

Di sinilah workflow automation mulai relevan

 

Dengan workflow automation, approval tidak lagi hanya berupa pesan di chat. Setiap request bisa masuk ke alur yang jelas, punya status, punya approver, dan punya dokumentasi.

 

Untuk perusahaan yang membutuhkan workflow yang bisa disesuaikan dengan proses internal, Mekari Officeless bisa menjadi salah satu opsi yang menarik untuk dieksplorasi. Officeless dapat membantu perusahaan membangun workflow approval, aplikasi internal, integrasi sistem, dan automasi proses bisnis sesuai kebutuhan operasional.

 

Diskusi yuk!

 

Di tempat kalian, approval internal paling sering nyangkut di bagian mana? Apakah di request awal, follow up, approval, revisi dokumen, atau tracking statusnya?