[Rizki ArdiParticipant Rookie]

Up

2

::

Backstory

Dimulai di bulan Agustus 2023. Saya diminta owner untuk membenahi keuangan perusahaannya. Perusahaan keluarga yang sudah dirintis sejak tahun 1970-an. Permasalahan utama yang dihadapi oleh owner adalah : Mereka tidak tahu berapa riil profit dari perusahaannya, berapa sebenarnya arus kas yang dihasilkan per bulannya, berapa riil nilai aset perusahaan.

Karena selama ini proses pelaporan dikerjakan oleh konsultan. Sedangkan konsultannya lebih fokus pada laporan versi pajak. Yang mana berbeda jauh dengan laporan keuangan yang riil. Btw, laporan keuangan versi riil, terutama laba rugi, ini baru diketahui setelah implementasi Jurnal.id. Sedangkan untuk staf administrasi / keuangan perusahaan lebih berfokus pada operasional keuangan sehari-hari, fungsi treasury, invoicing, menyediakan data dan bukti transaksi yang dibutuhkan konsultan.

Singkatnya, owner hanya tahu laporan keuangan versi pajak. Itupun di rilis setiap satu tahun sekali. Intinya owner ingin mengetahui kondisi keuangan secara real time. Meskipun real time disini tidak berarti saat ini juga, tapi setidaknya tahu performa keuangan bulan lalu, atau misal penjualan per hari ini.

Oh iya, di perusahaan ini sebelumnya juga sudah memakai software accounting, offline. Dimana database tersimpan di masing-masing PC. Jadi data sales ada di komputer kasir. Data purchase ada di komputer bagian purchasing. Data persediaan ada di komputer bagian gudang. Data cabang lain ada di masing-masing cabang tersebut. PR besar dan hampir mustahil untuk mengintegrasikan semua data-data tersebut dengan software yang ada.

Dan satu lagi, keterbatasan dari software akuntansi yang selama itu dipakai. Karena datanya disimpan di komputer lokal, maka tiap tahun akan ada data tambahan yang membebani memori PC. Sehingga setiap beberapa tahun harus di reset datanya supaya komputernya bisa berjalan lancar lagi. Jadi tidak ada kontinuitas dalam data dari beberapa tahun ke belakang.

Dari situ, dalam pandangan saya, tidak ada cara lain untuk mengatasi permasalahan ini selain menggunakan software akuntansi berbasis cloud. Dari sinilah proses seleksi itu dimulai. Saya melakukan searching, riset dari banyak software akuntansi berbasis cloud yang tersedia di pasaran. Lalu terpilihlah tiga opsi yang akhirnya saya bandingkan head-to-head. Tiga software itu adalah Zahir, Odoo, dan Jurnal.id tentunya.

Bagaimana cerita lebih lanjut mengenai proses komparasi tersebut? Insyaallah akan saya ceritakan dalam tulisan berikutnya.

[LiaParticipant Rookie]

Woww… pak Ardi, ada kemiripan ceritanya sama saya nih pak, alinea 1 & 2 nya… terus story selanjutnya agak beda sih tapi akhirnya pimpinan saya memutuskan memilih Jurnal.id sebagai software akunting di perusahaan kami.

[Rizki ArdiParticipant Rookie]

The Comparison : Odoo

Sebelum mulai tulisan ini saya terpaksa membuka kembali comparison sheet yang saya buat ketika menseleksi ke tiga aplikasi cloud accounting: Odoo, Zahir, Jurnal.id. Sebagai rekapnya, berikut keunggulan, kelemahan, dan kesimpulan dari masing-masing software tersebut :

Odoo

Saya memilih Odoo tanpa untuk dikomparasikan tanpa pikir panjang. Pertama, karena saya pernah menggunakannya sebelumnya, meskipun yang versi gratis. Kedua, Odoo merupakan salah satu software accounting yang paling banyak dipakai di dunia. Ketiga, Odoo punya fitur yang melimpah.

Software ini paling lengkap fiturnya dibanding yang lain. Bukan hanya modul terkait accounting yang tersedia, namun modul terkait HR, document management, supply chain, CRM, ERP, Marketing. Pokoknya komplit… plit. Tinggal perusahaan memanfaatkan semaksimal mungkin fitur-fitur yang ada di dalamnya

Keunggulan lainnya adalah: Di paket yang paling tinggi, aplikasi ini punya kustomisasi yang luar biasa, dan gratis… ehhhmmm. User bisa mengubah template report, format invoice, format faktur, dan sebagainya melalui form editor. Namun kekurangannya, perlu waktu untuk belajar bagaimana mengkustomisasinya. Resource untuk belajar disediakan oleh Odoo, namun tetap perlu waktu yang tidak sedikit untuk mempelajarinya.

Odoo ini bukan merupakan perusahaan yang berbasis di Indonesia. Hal ini menjadi suatu kelemahan, karena tentu supportnya tidak bisa se-responsive perusahaan yang berbasis di Indonesia seperti Zahir atau Mekari. Bahkan ketika presentasi produk pun, sales representative nya berkomunikasi dari Hongkong.

Odoo memang punya mitra di Indonesia yang bisa membantu untuk setup awal, kustomisasi dan implementasi berbagai fitur Odoo di perusahaan. Namun setelah saya lakukan riset kecil-kecilan, ternyata biaya untuk meng-hire mitra Odoo itu tidak murah. Bahkan bisa lebih mahal dari biaya langganan aplikasinya itu sendiri. Ini menjadi salah satu kekurangan yang krusial.

Seperti yang tadi saya sebutkan, Odoo tidak berbasis di Indonesia. Jadi layanan pelanggannya sangat-sangat terbatas. Sedangkan untuk di tahap-tahap awal, perusahaan kami pastinya harus banyak belajar, menyesuaikan diri, bertanya, berkonsultasi dengan mereka yang mengerti software ini. Kalau kami mengandalkan mitra, maka kami harus mengeluarkan biaya lebih. Dan itu bukan pilihan untuk perusahaan kami  saat itu.

Dari segi harga, di paket yang paling tinggi, memang Odoo yang paling mahal. Bahkan hingga dua kali lebih mahal dibanding kompetitornya. Wajar jika melihat puluhan fitur dan modul yang ditawarkan, serta kustomisasi yang banyak dan gratis. Serta harganya mungkin menyasar pasar internasional. Jadi jika di pasar Indonesia mungkin jadi terlihat terlalu tinggi.

Lanjut ke komparasi berikutnya : Zahir

[Rizki ArdiParticipant Rookie]

The Comparision : Zahir

Alasan saya memilih Zahir untuk dikomparasikan adalah karena saya pernah menggunakan Zahir di dua perusahaan yang berbeda. Dan selama itu cukup membantu. Meski saat itu saya merasa ada kekurangan di Zahir, tapi tidak bisa membandingkan dengan software akuntansi yang lain.

Dibanding dua pesaingnya, Odoo dan Jurnal.id, jujur saja Zahir ini yang paling tidak punya keunggulan kompetitif. Dari segi fitur masih kurang dibanding Jurnal.id, apalagi dibanding Odoo. Dari segi harga, ia yang termahal kedua. Dari segi after sales service, ia juga meningkati urutan kedua.

Dan lucunya, di saat menulis postingan ini saya iseng searching keyword Zahir di Google. Dan Anda tau apa yang muncul saudara-saudara? Ya, iklan Jurnal.id di baris paling atas. Benar-benar kompetisi yang menyenangkan sekali. Namun di tagline nya, sampai saat ini pun, Zahir masih menggunakan tagline “Software Akuntansi Online Terbaik”.

O iya, salah satu kekurangan Zahir ini adalah ia hanya punya modul accounting. Jadi ketika kita membutuhkan modul lain di bidang HR, ERP, marketing misalnya. Kita harus menggunakan software lain yang belum tentu bisa terintegrasi dengan Zahir. Kalau Odoo sudah punya dan bundling dengan software akuntansinya, tidak usah ditanyakan lagi. Jurnal.id punya Talenta dan Qontak, bahkan sekarang Jurnal360 yang lebih lengkap, meski harus merogoh kocek lebih dalam. Setidaknya mereka punya fitur dan teknologinya.

Jadi secara umum, saya tidak punya alasan kuat untuk memilih Zahir. Zahir memang punya reputasi sebagai software akuntansi online yang paling populer di Indonesia, atau setidaknya pernah populer. Tapi itu saja tidak cukup. Jangan memilih hanya karena popularitas, karena yang populer itu belum tentu kompeten… ehmm.

Tinggal Odoo dan Jurnal.id yang jadi pesaing kuat. Sebenarnya ada satu lagi software yang saya jadikan pembanding, yaitu BeeAccounting, hanya saja ia jelas-jelas menduduki peringkat 4 dibawah Zahir. Jadi dalam tulisan ini tidak saya review. Hanya yang 3 besar.

OK, next kita bahas the champion, Jurnal.id. Apa yang akhirnya saya memutuskan untuk merekomendasikan software ini ke owner. Keep watching this thread.

[LiaParticipant Rookie]

Terimakasih lho pak Ardi, ulasannya selalu menambah pencerahan buat saya pribadi… ditunggu ulasan lainnya pak.

[Rizki ArdiParticipant Rookie]

The Chosen : Jurnal.id

Ketika melakukan komparasi, Jurnal.id bersaing ketat dengan Odoo. Odoo menang telak dalam segi fitur. Namun Jurnal.id menjadi pilihan, pasti karena ada sebab. Dan tiga penyebab yang akhirnya membuat saya memutuskan memilih Jurnal.id adalah :

1. Customer Support nya yang mumpuni. Baik pada fase setup awal maupun pada saat implementasi. Pada saat set up, kami mendapat tiga kesempatan training offline, diluar sesi data preparation. Dan itu sangat membantu. Pada saat implementasi di awal Januari, hampir tiap hari kami menghubungi CS via chat, dan so far cukup memuaskan. Dokumentasi sistemnya lengkap. Di kemudian hari ada Konsultasi via online meeting, Mekari Community dan acara Kopdar, thats make even better. Semoga Mekari mempertahankan dan terus memperbaiki kelebihannya di bidang yang satu ini.

2. Support tugas-tugas terkait perpajakan via KlikPajak. Ini juga salah satu fitur pendukung yang menjadi competitive advantage Jurnal.id. Dimana kompetitor lainnya baik dari dalam negeri, apalagi di luar negeri, belum ada yang bisa mengintegrasikan software accountingnya dengan software untuk perpajakan. Meskipun harus membayar biaya tambahan, menurut saya integrasi ini worthed untuk efisiensi waktu dan tenaga. Daripada harus input dua kali di aplikasi accounting dan aplikasi DJP.

3. Harga yang paling kompetitif. Diantara 2 pesaingnya, Odoo dan Zahir, so far Jurnal.id adalah yang paling terjangkau di tahun pertamanya, antara lain karena ada diskon yang cukup besar. Semoga ketika perpanjangan nanti biayanya tidak membengkak dan masih reasonable. Jurnal.id harus hati-hati mengenai pricing ini. Karena di grup WA Fintax 101 sudah ada beberapa member yang mengeluhkan mengenai biaya ini. Ini harus benar-benar diperhatikan untuk menghindari user berpindah ke aplikasi lain.

Diluar tiga competitive advantage diatas. Banyak fitur-fitur core accounting yang menarik yang ditawarkan oleh Jurnal.id. Sehingga akhirnya saya berani merekomendasikan Jurnal.id kepada owner, dan syukurnya owner setuju. Sampai dengan tulisan ini ditulis, kami baru memakai Jurnal.id selama 7 bulan. Dan alhamdulillah tidak ada kendala major.

Walaupun ada kekurangan pastinya, dan itu dimaklumi. Karena tidak ada software yang sempurna. Tinggal bagaimana pihak pengembang beradaptasi dan menanggapi kebutuhan serta keluhan pengguna. Jika user puas, maka user akan terus memakai produknya, bahkan merekomendasikannya ke rekannya yang lain. Dan ini strategi marketing paling efektif. Sebaliknya jika keluhan dan kebutuhan user tidak ditanggapi. User sekarang sudah lebih cerdas dan terinformasi. Dengan mudah user dapat membuat komparasi lagi antara apa yang saat ini ia pakai dan apa yang diatawarkan di pasaran.

Kemudian ada beberapa hal yang masih ingin saya ceritakan di thread ini. Apa saja perjuangannya ketika data preparation dan set up awal? Bagaimana pengalaman di bulan-bulan pertama implementasi Jurnal.id? Tunggu di tulisan berikutnya.

[Rizki ArdiParticipant Rookie]

After The Deal

Perusahaan kami secara resmi melakukan kontrak dengan Jurnal.id di sekitar bulan Oktober 2023, waktu itu kami dapat bonus trial 1 bulan. Jadi efektif kontrak mulai bulan November 2023. Waktu 3 bulan tersebut, Oktober – Desember 2023 kami alokasikan untuk proses persiapan sebelum full implementasi Jurnal.id di Januari 2024.

Proses persiapannya antara lain :

1. Making new workflow and procedure
2. Training Jurnal.id for accounting team
3. Data preparation
4. Training Jurnal.id for all user (total 14 user)
5. Trial Jurnal.id with real transaction (1 month)
6. Other preparation before implementation (PC, internet connection, forms, custom report, backup plan, etc)

Sebagai info, perusahaan kami bergerak di bidang retail dengan omset sekitar 80 – 100 milyar per tahun dengan 5 cabang. Selama proses persiapan team accounting terdiri dari dua orang.

Tahapan-tahapan persiapan diatas tidaklah mudah, banyak tantangan yang harus kami hadapi. Tantangan yang tidak sepenuhnya bisa diserahkan ke trainer dari tim Mekari. Meskipun kehadiran team dari Jurnal.id amat membantu. Tapi jika harus dipersentasekan, kerja team internal accounting dibanding team dari Mekari mungkin 80% banding 20%.

Sebagai uraian dari tahapan diatas:

1. Kami harus membuat alur kerja dan prosedur untuk semua bagian yang terkait dengan accounting dan terdampak dengan implementasi Jurnal.id. Seperti sales, purchase, inventory, finance, tax, admin cabang. Tentunya kami harus bolak balik berdiskusi dengan masing-masing bidang agar SOP baru sesuai dengan riil pekerjaan di lapangan. Dan tentunya membuat COA, yang di kemudian hari ternyata ada saja revisinya. Tapi dari situ kami belajar dan mungkin bisa membantu perusahaan lain yang sedang dalam tahapan persiapan. Karena kesalahan saat membuat COA di awal, mengkoreksinya akan membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Karena masing-masing transaksi yang salah akun harus diedit satu per satu di Jurnal.id.

2. Training jurnal.id untuk team accounting perusahaan. Untuk tahapan ini bukan sesuatu yang berat. Karena kami diberikan akun trial untuk mencoba sendiri Jurnal.id sebelum proses training diberikan. Jadi ketika training offline, kami tinggal menanyakan hal-hal yang kami kurang mengerti. Karena kami mengambil paket enterprise+, jadi kami mendapat jatah 3x training. 2x training team accounting dan 1x training user.

3. Tahapan data preparation merupakan tahapan yang paling banyak memakan waktu. Bayangkan kami harus mengumpulkan data offline yang selama ini tersebar di 5 cabang. Mulai data supplier, customer, data saldo awal, dan yang paling pelik data produk (beserta data jumlah stoknya). Karna ada puluhan ribu data produk yang harus di cleaning, di sinkronisasi. Untuk sesaat kami lupa bahwa kami adalah bagian accounting, dan bukan bagian data analyst. Setelah itu proses ekspor data ke Jurnal.id yang dibantu oleh team dari Mekari. Meskipun data yang kami upload ke Jurnal.id tidak 100% akurat dan lengkap, karena memang data sebelumnya kurang lengkap, kurang akurat, dan tersebar. At least we give our best effort with the time given.

4. Waktunya training Jurnal.id untuk semua user. Trainer dari Mekari diundang langsung ke kantor untuk menjelaskan secara langsung menu, fitur, dan alur kerja di Mekari untuk semua bagian. Tentunya waktu 3 – 4 jam tidak cukup untuk menjelaskan semuanya. Jadi setelah training tersebut, kami team accounting, menjelaskan kembali ke user hal-hal yang belum mereka pahami. Proses ini juga memerlukan banyak kesabaran. Mengingat ada keterbatasan-keterbatasan dari Jurnal.id itu sendiri, atau ada kebiasaan-kebiasaan lama yang harus diubah dengan digunakannya Jurnal.id. Like the wise said: Breaking old habit and forming new ones always takes time, but it is worth in the end.

5. Di awal bulan Desember, kami merekomendasikan semua user (atau lebih tepatnya meminta manajemen memberikan perintah), untuk melakukan input transaksi riil ke Jurnal.id. Jadi di bulan Desember 2023 ada dua aplikasi yang berjalan. Aplikasi accounting yang lama masih dipakai sebagai yang utama. Aplikasi di Jurnal.id dipakai untuk mengetes keandalan dan mencari tau jika ada permasalahan yang timbul sebelum riil implementasi dimulai di awal Januari 2024. Jujur di bulan Desember ini yang membuat kami paling deg-degan. Syukurnya tidak banyak kendala ketika uji coba selama satu bulan ini.

6. Persiapan lainnya, seperti memastikan spesifikasi PC yang digunakan user sudah optimal, memastikan koneksi internet stabil, membuat backup system, membuat custom template. Khusus untuk custom template secara terus terang kami kecewa dengan yang satu ini. Mengapa :

• Mengapa kami harus membayar untuk mengubah misal satu baris kalimat. Mengapa user tidak diberi akses dan kebebasan untuk mengotak-atik templatenya sendiri?
• Proses pengajuan custom template memakan waktu yang lama. Bahkan sampai dengan bulan Januari atau Februari 2024 belum di proses. Alasannya karena menunggu antrian. Entah karena personil team custom template kurang atau bagaimana, saya tidak tahu.
• Komunikasi dengan team custom template hanya dibatasi lewat email. Come on… Kenapa ga dibuka channel komunikasi via WA yang lebih sat set? Kenapa kita ga bisa telpon langsung? Tahu sendiri kan email, kadang ga selalu kita buka, atau kalau pun kita buka, kita ga terbiasa untuk fast reply. Kalaupun kita fast reply, belum tentu lawan komunikasi bisa fast reply.
• Kalau di awal kita hanya mengajukan 1 custom template misalnya. Kemudian pada saat meeting awal kita ingin tambah, kita harus antri lagi. Great.. another queue, another months to wait
• And we have to pay 1 million for 1 custom template. Untuk perusahaan yang omsetnya miliaran mungkin ga masalah. Tapi untuk UMKM yang omsetnya masih puluhan atau ratusan juta? Mungkin jadi keluhan tersendiri. Terlebih jika banyak custom template yang perlu dibuat

Maaf ya team Jurnal.id, I have to say this. Yang berarti tulisan ini real berasal dari user, bukan gimmick marketing dari Mekari.

Dan itu semua persiapan sebelum D-Day. 1 Januari 2024, hari ketika Jurnal.id full di implementasikan di perusahaan kami menggantikan software yang lama. Hari yang amat sangat mendebarkan bagi team accounting. Bagaimana pengalaman kami di bulan pertama implementasi Jurnal.id? Tunggu di tulisan berikutnya ya… stay tune.

[Rizki ArdiParticipant Rookie]

Jurnal.id – Day One

Akhirnya tiba juga, 1 Januari 2024. Hari ketika kami mulai full implementation Jurnal.id menggantikan software accounting yang lama. Bidang yang paling krusial adalah sales. Karena kami hanya mengandalkan Jurnal.id sebagai POS, tanpa menggunakan aplikasi POS tersendiri. Generally di hari pertama tidak ada permasalahan yang besar, hari pertama terlewati dengan aman dan damai.

Minggu pertama, list akan hal-hal yang masih perlu kami selesaikan mulai penuh. Mulai dari revisi SOP (karena baru ada feedback dari user), revisi COA, menyesuaikan daftar produk, membimbing user, monitoring inputan user, belajar fitur-fitur baru yang sebelumnya kami belum tahu, troubleshooting masalah, rencana stock opname, setting item bundling dan sebagainya. Belum lagi pekerjaan-pekerjaan accounting rutin. Welcome to the world of accounting. Dan itu belum masuk ke bidang pajaknya.

Bulan pertama, hampir setiap hari kami menghubungi CS Jurnal.id melalui chat. Ada saja yang ditanyakan, kebanyakan hal-hal teknis. So far fitur chat CS ini sangat amat membantu dan hal yang mesti dipertahankan. Ada 2 satatan untuk chat CS ini. 1) Memang ada custom report ataupun fitur yang memang tidak didukung oleh Jurnal.id, jadi CS pun tidak dapat membantu. 2) Untuk pertanyaan yang bersifat advance accounting dan tax, CS mungkin memiliki keterbatasan dalam pemahaman. Selain itu no complain.

Jadi untuk Anda yang baru akan menggunakan Jurnal.id, pasti ada keraguan dan kekhawatiran terkait migrasi dan adaptasi sistem. Namun selama sistem yang baru, dalam hal ini Jurnal.id, lebih baik dibanding sistem/software yang lama, why not. Be brave, embrace yourself. Sudah tidak zamannya pakai sottware accounting offline, waktunya beralih ke cloud accounting software. Sudah saatnya pekerjaan dan data-data terintegrasi. Sudah waktunya pekerjaan bisa dilakukan darimana saja. Company should enable their employee to work, literally from anywhere.

Pihak Jurnal.id siap mendampingi Anda menyiapkan proses migrasi dan selama proses implementasi. Komunitas Fintax 101 ada untuk Anda bertanya ke sesama user. Bahkan jika Anda perlu untuk pendampingan yang bersifat spesifik, Anda bisa mencari bantuan dari user yang pernah menghadapi dan melalui permasalahan serupa. Meskipun di akhir hari, Anda yang menjadi garda terdepan untuk menghadapi segala permasalahan yang pasti timbul.

Tapi percayalah, kerumitan tersebut harusnya selesai dalam kurun waktu setahun. Dalam case saya, di bulan ke delapan implementasi Jurnal.id, masih banyak PR yang perlu diselesaikan. Masih ada keterbatasan Jurnal.id yang perlu saya cari tahu solusinya sendiri. Jangan berharap semua permasalahan finance, accounting, dan tax terselesaikan dengan implementasi Jurnal.id, it merely a tools. The most important is the men behind the tools. Be optimistic, at the end all will went well.

See you at the other discussion.

[DICKY IBROHIMParticipant Rookie]

Terima kasih telah berbagi pengalaman hebat memilih aplikasi cloud accounting . Super

[Albert Yosua MatatulaParticipant Rookie]

Saya juga pernah menggunakan Jurnal.id dan setuju bahwa fitur integrasi dengan KlikPajak sangat membantu

[Mochamad Giri IrawanParticipant Rookie]

WoW mantap sharing-nya kak.