Halo, Fintax 101 Community 👋

Penggunaan kartu perusahaan kini semakin umum untuk kebutuhan operasional digital, seperti subscription SaaS, iklan online, hingga transaksi vendor.

Banyak tim masih mengandalkan kartu pribadi untuk pembayaran, lalu mengajukan reimbursement. Proses ini kurang efisien dan berpotensi memperlambat pencatatan.

Penggunaan satu kartu perusahaan secara bersama juga menimbulkan risiko. Akses yang tidak terbatas membuat transaksi sulit ditelusuri, sehingga rawan penyalahgunaan dan menyulitkan audit.

Pengeluaran seperti SaaS dan iklan biasanya terjadi berulang dengan nominal yang bervariasi. Tanpa batasan yang jelas, tagihan dapat muncul di luar ekspektasi.

Dari sisi manajemen, visibilitas pengeluaran juga sering terbatas. Tanpa pembagian per divisi atau kebutuhan, kontrol anggaran menjadi kurang optimal dan baru terlihat saat tagihan muncul.

Kondisi ini membuat pengeluaran sulit dikendalikan sejak awal dan berpotensi melebihi rencana. Prosesnya tidak cukup hanya dicatat di akhir, tetapi perlu dikelola sejak transaksi dilakukan.

1. Pembuatan kartu sesuai kebutuhan

Kartu virtual dapat dibuat untuk individu atau divisi tertentu, sehingga penggunaan dana lebih terarah.

2. Penentuan limit sebagai batas kontrol

Setiap kartu memiliki batas penggunaan yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional.

3. Penggunaan kartu untuk transaksi digital

Kartu digunakan untuk berbagai kebutuhan seperti subscription tools, iklan online, dan pembayaran vendor.

4. Akses kartu melalui mobile

Detail kartu dapat diakses melalui mobile untuk mendukung transaksi tanpa kartu fisik, dengan proses submit yang praktis dan cepat.

5. Pencatatan transaksi secara real-time

Setiap penggunaan kartu langsung tercatat dalam sistem, sehingga visibilitas tetap terjaga.

6. Monitoring dan proses pencocokan transaksi lebih terstruktur

Data transaksi yang tercatat secara real-time membantu tim finance dalam mencocokkan penggunaan dengan kebutuhan, sehingga proses pencatatan dan pelaporan menjadi lebih cepat dan akurat.